Beberapa kali menjadi panitia pengadaan pada beberapa dinas dan sektoral di kota Bogor, menarik juga untuk memperhatikan perilaku peserta pengadaan dalam mengikuti proses pelelangan. Dari beberapa proses pengadaan yang diikuti selama 3 tahun ini, saya memperhatikan ada beberapa hal yang harus diperhatikan peserta pengadaan dalam menjalani proses pelelangan. Hal-hal tersebut antara lain:

1. Proses Aanwijzing; Penjelasan lelang atau aanwijzing sesuai keppres 80 tahun 2003 sebenarnya bukan merupakan keharusan bagi peserta lelang untuk mengikutinya, namun mengetahui dan mengikuti perubahan-perubahan yang muncul dan penjelasan-penjelasan mendetail terhadap dokumen pengadaan itulah yang penting. Apabila peserta pelelangan tidak mengikuti aanwijzing maka minimal membaca dan mengikuti semua perubahan dan petunjuk detail dalam BAP / Risalah Aanwijzing itu wajib hukumnya. Banyak sekali peserta lelang yang tidak mengikuti aanwijzing ternyata dokumen penawarannya tidak sesuai dengan petunjuk detail atau perubahan yang ada dalam BAP/risalah aanwijzing, contoh kecil tapi fatal/menggugurkan antara lain, perubahan judul/nama paket pekerjaan dan alamat surat menyurat dua pont ini muncul pada halaman paling depan dalam dokumen penawaran yaitu dalam surat penawaran, sehingga kesalahan ini langsung menjadi catatan bagi panitia dan peserta lelang lainnya, karena dapat diketahui langsung pada saat pembukaan dokumen penawaran. Jadi apabila tidak bisa mengikuti aanwijzing wajib hukumnya untuk para peserta pengadaan untuk membaca dan mengikut perubahan dan petunjuk detail dalam BAP/risalah aanwijzing, tentunya jangan lupa juga membaca semua petunjuk dalam dokumen pengadaannya. Akan lebih sempurna apabila peserta pengadaan dapat mengikuti dan aktif dalam penjelasan lelang, sehingga hal-hal yang belum jelas dapat ditanyakan juga perubahan-perubahan terhadap dokumen pengadaan dapat diikuti dengan baik, juga hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran dapat diperjelas pada saat aanwijzing.

2. Pembukaan Penawaran; Kebanyakan peserta lelang agak “ogah” menjadi saksi atau wakil peserta pengadaan untuk menandatangani BAP pembukaan penawaran, hal ini karena kebanyakan peserta pengadaan lebih konsentrasi untuk menuliskan nilai/harga2 penawaran/bidding dari peserta lainnya, padahal untuk menuliskan urutan/peringkat penawaran harga dari yang terendah sampai dengan harga tertinggi itu bisa dilakukan pada saat akhir pembukaan dokumen dengan meminta BAP Pembukaan penawaran dari panitia pengadaan. Seharusnya pada saat pembukaan kesempatan menjadi wakil/saksi adalah kesempatan yang paling baik untuk memeriksa penawaran-penawaran dari peserta lainnya yang nota bene akan menadi lawan dalam pelelangan, apabila bisa menjadi saksi dalam acara pembukaan penawaran, maka seoptimal mungkin carilah kesalahan-kesalahan dari peserta lain yang dapat menjadi catatan bagi panitia pada saat evaluasi nanti. Apalagi peserta pengadaan tersebut mengikuti aanwijzing tentunya masih hapal betul perubahan-perubahan apa saja yang signifikan muncul terhadap dokumen pengadaan sehingga apabila ada penawaran dari peserta lain yang membuat penawaran tidak sesuai dengan perubahan atau penjelasan detail pada saat aanwijzing, maka itu langsung bisa dijadikan catatan yang mungkin akan menjadi point menggugurkan pada saat evaluasi.

3. korban COPY PASTE dokumen; Kadang dalam beberapa pelelangan ada satu peserta lelang membawa “grup-nya” sehingga dia memasukkan beberapa perusahaan dalam satu paket, hal itu mungkin sah-sah saja selama secara normatif tidak melanggar keppres 80 tahun 2003 atau Undang-Undang lain yang mengatur hal ini seperti UU anti monopoli atau UU tentang jasa konstruksi. Dalam prakteknya meskipun beberapa perusahan tersebut memang masing-masing direkturnya yang mendaftar dan memasukkan dokumen namun biasanya dokumen penawarannya sebenarnya dibuat oleh satu orang/perusahaan saja, nah ini biasanya dapat diketahui dari isi dalam dokumen penawaran, terutama dalam metodologi atau usulan teknisnya, dalam beberapa kasus ditemukan beberapa dokumen penawaran dari perusahaan berbeda namun metodologinya persis sama, hanya berbeda font serta size-nya saja, atau karena terburu-buru dalam beberapa pelelangan konsultan pernah ditemukan usulan teknis untuk pembangunan gedung isinya FS tempat sampah atau rumah sakit, nah hati-hati dalam copy paste-nya, atau kalaupun hanya membuat satu penawaran bisa terjadi juga korban copy paste, misalnya judul yang belum diganti, sehingga muncul pada beberapa usulan jadwal atau usulan tenaga ahli judulnya untuk paket yang lain, hal ini bisa menjadi point menggugurkan.

4. Konsistensi dan Kebenaran Isian Dokumen Prakualifikasi; hati-hati dalam mengisi isian formulir kualifikasi, karena dalam penutup isian kualifikasi disebutkan bahwa isian kualifikasi telah diisi dengan benar, sehingga apabila ada isian yang tidak benar, hal itu bisa langsung dijadikan alasan untuk pengguran oleh panitia. Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam pengisian dokumen kualifikasi sehingga mengakibatkan digugurkannya penawaran:

– Konsistensi terhadap semua data dalam isian kualifikasi; contoh: isian data personalia, apabila dalam data personalia disebutkan pegawai tersebut mempunyai pengalaman 10 tahun, maka dalam daftar riwayat hidup harus secara lengkap menyebutkan dimana saja dia pernah bekerja seama 10 tahun tersebut, jangan sampai disebutkan pengalaman 10 tahun tapi dalam ijasah disebutkan baru lulus pada tahun 2005, apalagi kalau dalam KTP/ijasah disebutkan tanggal lahirnya tahun 90-an keatas, kalau masuk SD umur 6 tahun plus SD 6 th, SMP 3 th, STM/SMA 3 total umur 18 tahun itu baru lulus SMA/STM jadi apabila ada yang menyebutkan pengalaman 10 tahun untuk kelahiran tahun 90-an, berarti umur 8 tahun juga sudah mulai bekerja.. impossible 🙂 , jadi konsisiten atau isilah dengan benar isian kualifikasi tersebut, karena dengan syarat minimum pun suatu perusahaan dapat lulus kualifkasi, tidak perlu dilebih-lebihkan atau ditambah-tambahkan agar kelihatan lebih dari yang lain, resikonya malah bisa jadi digugurkan penawarannya.

– Membuat keterangan/dokumen “aspal” (palsu) dengan penggunaan teknologi scanner plus adobe photoshop; dalam beberapa kasus pernah ditemui perusahaan yang mungkin kerena lupa atau apapun alasannya, belum mengurus perijinan mereka baik untuk perusahaannya atau tenaga ahlinya, misalnya, IUJK, NPWP, keterangan bank, atau dokumen-dokumen lainnya yang terkait dengan pengadaan. Hal ini sebaiknya jangan dilakukan oleh peserta pelelangan, karena apabila hal ini dilakukan dan diketahui oleh panitia atau PPK maka perusahaan yang melakukan dapat digugurkan dan di blacklist, bahkan apabila institusi yang mengeluarkan perijinan tersebut merasa dirugikan hal ini bisa diadukan lenjadi tindak pidana pemalsuan dokumen. Janganlah… karena panitia juga sekarang ini sudah banyak yang mengerti tentang teknologi tsb, atau cukup dengan konfirmasi terhadap institusi yang mengeluarkannya, hal tersebut bisa diklarifikasi langsung via telepon, faks bahkan di internet pun sudah banyak yang menyediakan fasilitas konfirmasi on-line. Sehingga bukan hanya panitia, peserta pelelangan yang lain pun dapat ikut serta dalam proses klarifikasi keabsahan dokumen.

– Sering juga ditemukan kesalahan dalam Formulir isian kualifikasi adalah; lupa menyertakan penutup isian kualifikasi dan lupa memberikan materai dalam neraca.

5. Faktor Politis dalam pelelangan; Hampir dalam semua pelelangan (kecuali lelang sektoral), saya selalu menemukan unsur politis yang dihembuskan baik oleh peserta maupun pejabat-pejabat yang terkait dalam kegiatan/pekerjaan yang akan dilelangkan. Namun kembali ke hati nurani masing-masing dan juga melihat kondisi sekarang yang sudah bukan jamannya lagi untuk melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan main yang ada, maka saya melihat sekarang ini panitia lebih cenderung untuk mencari amannya saja dan cenderung mengabaikan faktor-faktor politis tersebut, yang penting secara normatif dokumen dari calon pemenang itu bagus dengan harga terbaik dari yang lainnya, maka itulah yang jadi pemenang, unsur-unsur politis yah silahkan diatur saja di luar arena pelelangan 🙂 , jadi untuk para peserta pelelangan apabila merasa sudah diarahkan atau diatur atau sudah memberikan jatah preman kepada oknum pejabat tertentu sehingga merasa akan menang dalam pelelangan, sebaiknya waspada juga dengan tetap memperhatikan kualitas dari dokumen penawaran serta dengan memberikan harga yang responsif, sehingga tetap meskipun ini sudah arahan atau plottingan dsb, apabila didukung oleh dokumen dan harga penawaran yang bagus, no problem… yakin deh pasti menang… bahkan tidak perlu pake japrem-japrem lah 🙂 dijamin menang 🙂

Itu saja mungkin, mudah2an tulisan ini bermanfaat, bisa berguna untuk meningkatkan kualitas dokumen-dokumen penawaran yang masuk dalam suatu pelelangan.

Ini adalah blog versi lama heldi.net , untuk upate bira pengadaan treabaru Silakan kunjungi blog terbaru di www.heldi.net
Share