Penyusunan ke-panitiaan-an Pengadaan/Lelang

May 11, 2009 by  

Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa

Hari-hari pada minggu terakhir ini saya kembali disibukan dengan pengadaan/lelang/tender, namun kali ini saya berganti posisi, bukan lagi menjadi panitia tetapi membantu beberapa teman saya dalam mengikuti pengadaan di beberapa tempat. Loh kok jadi penyedia? yah… namanya dapurkan harus tetap ngebul 🙂 jadi karena akhir-akhir ini karena “sesuatu hal” saya tidak diundang menjadi panitia lelang di instansi manapun, maka bantu-bantu penyedia jasa menjadi “konsultan lelang” pun jadilah 🙂

Salah satu penyedia jasa yang menjadi client (walah klayen… hehehe…), adalah salah satu konsultan IT yang ingin mengikuti pengadaan komputer di salah satu instansi non kedinasan di Kota Bogor, tulisan kali ini tidak akan membahas bagaimana jalannya pengadaan komputer tersebut, namun sesuai dengan judulnya saya akan membahas betapa pentingnya penyusunan panitia dalam suatu pengadaan.

Dari client yang satu ini, diperoleh dokumen pengadaan untuk pengadaan tersebut, setelah dibaca secara detail diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

– Dokumen disusun dengan format lama (tidak menggunakan MDPN Bappenas), formatnya masih berbentuk pasal per pasal.

– Merupakan hasil copy-paste dari dokumen pengadaan tahun sebelumnya, sehingga banyak item yang perlu dirubah pada saat aanwijzing (penjelasan).

– Tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam keppres 80 tahun 2003, yaitu tidak ada bagian yang membahas tentang jenis kontrak (syarat umum dan khusus kontrak), tidak dibahas secara detail hal-hal yang dapat menggugurkan penawaran.

– Tata cara surat menyurat (administrasi) tidak konsisten/jelas, contohnya; alamat surat penawaran dan jaminan penawaran terdapat beberapa versi dalam dokumen tersebut, masa berlaku surat penawaran dan jaminan penawaran terlalu lama, bahkan sampai melebih tahun anggaran berikutnya.

Kesimpulannya dokumen pengadaan tersebut sangat lemah dan rentan sekali terhadap serangan (sanggahan) dari penyedia jasa apabila tidak disempurnakan pada saat acara penjelasan, sebenarnya sih hal ini juga agak kurang bagus, karena seharusnya aanwijzing itu tidak seharusnya banyak merubah banyak item, seharusnya hanya sebagai forum untuk menjelaskan apabila ada item dalam dokumen pengadaan yang dirasa masih kurang jelas oleh penyedia jasa, kalau banyak perubahan, sebaiknya tidak terlalu banyak dan signifikan.

Acara selanjutnya Aanwijzing, saya sengaja membekali client saya dengan mp3 player yang ada recordernya, sehingga acara penjelasan dapat saya ikuti secara offline, ternyata setelah rekamannya diperoleh dan diputar ulang, terdapat banyak sekali perubahan yang sangat signifikan, seperti bidang/sub bidang, dihilangkannya beberapa persyaratan dokumen, bayaknya perubahan spesifikasi teknis dsb, walah bisa bahaya juga tuh…

Banyaknya kekurangan dalam proses pengadaan ini merupakan salah satu cerminan dari lemahnya kepanitiaan dalam pengadan ini. Disinilah pentingnya Pejabat Pembuat Komitmen dalam menyusun panitia pengadaan yang benar-benar capable dan mumpuni dalam melaksanakan proses pengadaan. Untuk itu beberapa hal yang sangat penting harus diperhatikan oleh Pejabat Pembuat Komitmen atau Pengguna Anggara dalam menyusun kepanitiaan adalah antara lain:

a. Sebaiknya unsur kepanitiaan terdiri dari beberapa unsur yang dapat meng-cover seluruh proses pengadaan, antara lain:

1. Katua Panitia; harus mempunyai kemampuan manajemen secara umum untuk memimpin semua anggota panitia dalam proses pengadaan dan yang paling penting adalah kemampuan non teknis-nya, karena seperti yang kita tahu, seringkali dalam proses pengadaan, banyak sekali faktor non teknis yang sering kali mengganggu faktor teknis.

2. Sekretaris Panitia; Seorang sekretaris sebaiknya mempunyai kemampuan administrasi yang kuat, penguasaan proses pengadaan berdasarkan keppres 80 dan semua perubahannya, surat menyurat sampai dengan pembuatan kontrak pengadaan.

3. Anggota Panitia yang mengerti masalah teknis barang/jasa yang sedang dilelangkan. Hal ini sangat penting, karena dengan adanya salah seorang panitia pengadaan yang mengerti masalah teknis, maka hal-hal terkait masalah teknis dalam pengadaan dapat di-cover dengan baik. Namun apabila tidak bisa atau tidak ada penitia yang mengerti masalah teknis, maka PPK atau PA dapat membuat SK untuk menunjuk Tenaga Ahli atau Staf Teknis di luar SK kepanitiaan yang dapay membantu panitia dalam memberikan masukan masalah teknis.

4. Anggota Panitia yang mengerti masalah hukum, Hal ini diperlukan apabila ada sanggahan yang terkait masalah-masalah hukum, konsep surat sanggahan akan lebih mudah dibuat apabila ada orang hukum dalam unsur kepanitiaan. Hal ini diperlukan juga karena dalam proses pengadaan, dasar hukum yang digunakan bukan hanya keppres 80 tahun 2003 namun dapat melebar juga ke Undang-Undang atau peraturan-peraturan lain yang terkait di dalamnya, juga terkait pengkajian dan penafsiran kata-kata dalam dokumen pengadaan.

5. dan apabila ada atau banyak unsur kepanitiaan dari luar dinas/instansi karena mengingat kurangnya tenaga ahli yang bersertifikat ahli pengadaan, maka sebaiknya ada unsur panitia yang berasalah dari internal dinas/instansi tersebut, sehingga koordinasi antar panitia selama proses perjalanan pengadaan dapat terselenggara dengan lancar.

Pengambilan unsur kepanitiaan dari luar dinas/instansi diperboleh oleh keppres 80 tahun 2003 pasal 11 .

Dengan unsur kepanitiaan yang mempunyai unsur-unsur seperti di atas, maka diharapkan kinerja dari panitia dapat lebih maksimal, sehingga proses berjalannya pengadaan juga dapat berjalan dengan baik.

Demikian, semoga berguna bagi PPK atau Pengguna Anggaran yang akan melelangkan paket pekerjaannya.

==================================================================================
Memerlukan Narasumber/Instruktur Training (Bimbingan Teknis) atau Konsultasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pemerintah berdasarkan Perpres 54 tahun 2010 atau Swasta berbasis Supply Chain Management & Essential Procurement, Silahkan hubungi wwww.heldi.net via HP. 081111-64-600- email: heldi_y@yahoo.com
Bagi para Supplier Barang/Jasa, Penyedia product yang ingin mempromosikan produk atau barang/jasa nya di Pojok Penyedia/Supplier, silahkan kirimkan email mengenai produk barang/jasa nya. ==================================================================================
Share
Punya cerita tentang kota Bogor dan sekitarnya, atau mau promosi usaha anda di kota Bogor, silahkan kontennya ke: heldi_y@yahoo.com , jangan ragu segera dikirm content-nya, ditunggu ya postingannya segera...

Comments

4 Responses to “Penyusunan ke-panitiaan-an Pengadaan/Lelang”
  1. aura says:

    Mau tanya Pa Heldi
    untuk diketahui pelelangan jasa konstruksi dengan nilai 250 juta Gred 2 , pada penilaian pengalaman dihitung oleh panitia, padahal perusahaan kami baru berdiri tahun 2008, memang pada isian kualifikasi pengalaman baru kami dapat nilai 25 juta kami isikan .

    1. Apa memang pemahaman kepres 80 tahun 2003 lampiran I bab II butir A.I bagian b.I perusahaan kami memang sudah harus dinilai ?
    2. Apa bisa kami sanggah ?
    3. Dengan dasar , hukum , pasal apa kami sanggah ?
    4. Dalam dokumen lelang, sanggahan banding di tujukan kepada atasan langsung pengguna anggaran , betul kah dan tembusan untuk siapa aja ?
    5. Kalau ternyata pada sanggahan banding ternyata jawaban panitia tidak benar / tidak memuaskan, apa yang kami lakukan ?

    terima kasih atas masukannya dan bantuannya ,,,,,,,,,,

    • heldi says:

      Selamat Pagi Ibu/Bpk Aura, terima kasih atas kontaknya

      Hemmm…. banyak juga pertanyaannya 🙂 baik saya coba jawab pertanyaannya;

      1. Apa memang pemahaman kepres 80 tahun 2003 lampiran I bab II butir A.I bagian b.I perusahaan kami memang sudah harus dinilai ?
      Perusahaan baru beridiri 3 tahun tidak bisa dinilai KD nya, kecuali untuk perusahaan non kecil, tetap harus mempunyai KD

      2. Apa bisa kami sanggah ?
      Sangat bisa! mudah2an belum habis masa sanggahnya 🙂

      3. Dengan dasar , hukum , pasal apa kami sanggah ?
      Lihat Keppres tentang penilaian kualifikasi, saya tidak akan langsung berikan pasal atau bab lampirannya, biar sama2 buka keppresnya 🙂

      4. Dalam dokumen lelang, sanggahan banding di tujukan kepada atasan langsung pengguna anggaran , betul kah dan tembusan untuk siapa aja ?
      Sanggahan ditujukan kepada PPK, apabila PPK dirangkap PA maka ditujukan kepada PA (pengguna anggaran), tembusan terserah yang menyanggah, bisa ke instansi pengawas seperti bawasda, atau penyidik seperti kejaksaan, kepolisian bahkan KPK, tidak ada yang mengatur tentang tembusan sanggahan.

      5. Kalau ternyata pada sanggahan banding ternyata jawaban panitia tidak benar / tidak memuaskan, apa yang kami lakukan ?
      PTUN, pengadilan.

      Demikian, mudah-mudah belum terlambat jawabnya, saya juga lagi pusing nih dengan pemborong yang kabur dalam penyelesaian pembangunan rumah saya 🙂
      Terima kasih, saya tunggu berita baiknya dan salam pengadaan dari Bogor

      heldi

  2. Roma says:

    terima kasih atas masukannya kang hendy

  3. Sony says:

    Yang pasti jadi panitia adalah yang mudah dan bisa diatur oleh atasannya 🙂

Komentar Anda... Speak Your Mind

Tell us what you're thinking...
and oh, if you want a pic to show with your comment, go get a gravatar!