Training Asesor Pengadaan

Asesor Pengadaan Barang/Jasa

Selama hampir seminggu kemarin berlokasi di Bukit Indah Plaza Hotel Purwakarta berlangsung pelatihan tentang cara menilai kompetensi pengadaan barang/jasa. Pelatihan  Asesor Kompetensi yang diselenggarakan oleh Direktorat Bina Sertifikasi Profesi Deputi Bidang Pengembangan dan Pembinaan Sumber Daya Manusia LKPP. Pelatihan asesor pengadaan barang/jasa pemerintah dibuka oleh Bapak DR. Ir. Bima Haria Wibisana, MSIS selaku Deputi Bidang PPSDM LKPP dan Bapak DR. Ir, Sutardi, selaku Dir. Pengembangan Profesi LKPP serta Bapak Hary S dan rekan-rekan tim-nya.
Pak Bima dalam sambutan pembukaannya mengatakan bahwa ada obsesi beliau untuk dapat meningkatkan level kualitas dari dunia pengadaan barang/jasa pemerintah, yang mana di dalamnya berputar dana APBN sekitar 800 sd 900 Triliun. Bukan uang yang sedikit mengingat banyaknya kasus pengadaan dalam nilai tersebut yaitu 70% kasus di tipikor adalah kasus pengadaan dan 80% kasus di KPPU adalah kasus pengadaan juga.
Dengan nilai uang rakyat yang begitu besar dan melihat banyaknya kasus pengadaan maka pertanyaan beliau adalah; bagaimana mungkin dengan hanya diklat 30 JP bisa menghasilkan petugas pengadaan yang mumpuni untuk melakukan pengadaan sebesar itu? belum kalau bicara di daerah. Untuk itu tahun 2012 beliau akan mensyaratkan 50 JP untuk setiap pelatihan pengadaan, dan itu pun masih belum dirasa mencukupi, itu adalah minimal diklat. Beliau juga ingin meningkatkan level kualitas dunia pengadaan ini dengan memberikan program beasiswa baik S-2 atau S-3 bagi para pencinta pengadaan ~mudah-mudah bisa ikut program beasiswanya nih… asal jangan dipersyaratkan IP aja deh pak hehe… tapi satu syarat sudah dipenuhi pak.. saya pencinta pengadaan… sangking cintanya, anak saya saya beri nama ULPINA yang artinya ULP Indonesia, jadi saya ini bapaknya ULP se-indonesia loh hehe.. masa bapaknya ULP se-Indoensia tidak diajak sekolah lagi… ? ~. Dan dalam rangka pelatihan asesor pengadaan ini beliau mengatakan tentunya salah satu cara untuk membantu meningkatkan kualitas pengadaan ini adalah program asesor ini. Dengan adanya asesment terhadap orang dan LPP dalam pengadaan barang/jasa, maka para pihak yang berperan penting dalam Pengadaan Barang/Jasa ini dapat dinilai sampai sejauh mana kompetensinya dengan instrumen asesmen yang pada pelatihan ini akan diajarkan oleh 2 narasumber dari BNSP.
Kemudian terkait dengan tata cara mengases pengadaan, beliau bercerita tentang pengalaman beliau ketika menjadi asisten profesor sewaktu belajar di luar negeri. Itu ada asesmen-nya katanya, mulai dari eksternal review, tier asesmen, kemudian ada asesmen plan, ada reward & punishment-nya, ada master kontraknya, dan sebagainya, and so aplikasinya… bagaimana dengan kita?! ~saya coba belajar dulu ya pak.. mudah-mudahan setelah program pelatihan asesmen ini dapat menjawab pertanyaan tsb”
Banyak pencerahan dari Bapak yang satu ini, quote-quote-nya yang mendalam sudah seharusnya bisa dijadikan sebagai renungan yang sangat berguna. So… terima kasih pa Bima, pak Heri dan tim PPSDM LKPP yang sudah memberikan banyak kesempatan untuk dapat menambah ilmu dalam pengadaan barang/jasa ini. Semoga pulang dari Bukit Indah Plaza Hotel Purwakarta, semua yang diperoleh dapat diaplikasikan di tempat saya bekerja… amien…

Dibimbing oleh 2 narasumber dari BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi) acara ini bisa dibilang cukup seru… bahkan baru kali ini saya merasakan kembali sensasi stressing yang cukup tinggi dari suatu pelatihan. Ya.. mirip-mirip hari-hari pertama ospek lah… kumpul jam 8 pagi… selesai jam 10 malam… tapi masih dilanjut dengan mengerjakan tugas sampai jam 1-an… baru jam 2-an bisa tidur… Untungnya cuman 4 hari kemudian dilanjut dengan ujian pada besok harinya… kalau ospek bisa berhari-hari bahkan berminggu-minggu tuh… Tapi ya jauh berbedalah, kalau di pelatihan ini yang jelas dapat ilmu yang sangat berguna untuk dunia pengadaan barang/jasa pemerintah.
Sangking beratnya diklat ini, sampai-sampai para senior yang ikut pelatihan ini lumayan kewalahan, beragam gaya dan jurus mereka keluarkan untuk dapat menyelesaikan semua tugas dalam pelatihan asesor ini.

Pak Yahyah-pun yang sudah bergelar “Saksi Ahli” sampai berkata; kalau ada telor disimpan di atas kepala saya bisa-bisa jadi telor setengah mateng… apalagi kalau telor puyuh… bisa matang dan langsung dimakan katanya…
Bahkan pak taufik yang usianya relatif masih muda, sampai-sampai mengeluarkan statement “saya mending mati pak… daripada mengerjakan tugas asesmen ini”… walah jangan donk pak… kata pak Nyoman yang usianya sudah senior… saya aja masih pandangan hidup nih katanya…
Ada yang serius ber-jam-jam di depan laptop-nya, ada yang sambil senyam-senyum liat kiri kanan.

Sampai-sampai ada hikmahnya bagi kita semua yaitu bisa melihat beragam karekter asli yang keluar dari semua peserta. Ada yang baik hatinya dan suka berbagi, ada yang sangat bersungguh-sungguh mengerjakan tetapi sulit berbagi, Ada yang mengamati dengan tenang dan have fun tapi tetap stess, ada yang benar-benar stress sampai mau mati, ada yang berebut ngeprint (sampai-sampai malam-malam sudah urunan mau beli printer ke cikampek… perjuangan katanya…),ada yang melakukan cara gampang berstrategi, ada yang pendekatan ke sana kemari… ya itulah indahnya kelakuan para pencinta pengadaan hehe… pokoknya seru deh… saya saja sampai-sampai mau muntah di hari terakhir pelatihan ini… sangking pusingnya membuat formulir-formulir asesmen ini. Padahal saya sudah dibantu dengan teknologi excel untuk membuat formulir dengan link-link data yang berulang-ulang tersebut… tapi ya itu dia masih saja pusing 7 keliling…
Akhirnya pada hari terakhir, hari jumat tanggal 22 Juli 2011, tibalah judgement day yang ditunggu-tunggu para peserta. Didatangkan 3 srikandi dari BNSP yang menguji hasil dari pelatihan selama 4 hari.  Setelah di hari sebelumnya melakukan 2 kali asesmen role play, maka hari Jumat ini dilakukan ujian Real Asesmen. Terima kasih kepada pak Vidi dan bu Her…lina… yang ada dini hari (jam 01.00) sebelumnya sudah memberikan penjelasan lebih terang benderang kepada hampir semua peserta sehingga ketika dilaksanakan ujian semua peserta asesmen tidak kaku lagi dan sudah mengerti keseluruhan proses yang harus diikuti. Mr. Vidi… you are our hero of the day… !!
Akhirnya setelah seharian bekerja keras, meskipun ada beberapa peserta yang mengulang, namun dengan kekompakan dari semua peserta untuk saling membantu, mala semua peserta pelatihan asesor dinyatakan dirokomendasikan untuk menjadi the real asesor dan tinggal menunggu pengesahan dari BNSP untuk dikeluarkan sertifikat asesornya… Alhamdu-lillah….

So.. terima kasih LKPP, terima kasih pak Harry, pak Anton, pak Sigit, and LKPP tim yang sudah menyelenggarakan acara pelatihan asesor ini begitu berkesan dan berguna untuk pengadaan barang/jasa yang lebih berkualitas sejalan dengan obsesi pak Bima… semoga tercapai… amien…
Smile…. LKPP… Maju Terus… Yesss… Supperrrr!!!

Pengumuman Lelang Tidak Perlu Lagi Lewat Koran Tempo

Sumber : www.lkpp.go.id

JAKARTA-Mulai tanggal 10 Juli 2011 pengumuman lelang pengadaan barang/jasa Pemerintah oleh Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi (K/L/D/I) tidak wajib diumumkan di Harian Umum Koran Tempo. Hal ini terkait dengan berakhirnya perjanjian antara Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dengan PT Tempo Inti Media Harian. Surat Perjanjian Penayangan Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah No. 071/SPK/PPK.I/LKPP/06/2010 yang ditandatangani oleh Toriq Hadad selaku Direktur PT.Tempo Inti Media Harian dan Emin Adhy Muhaemin selaku Pejabat Pembuat Komitmen I (PPK) LKPP pada tanggal 30 Juni 2010, merupakan amanat Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 Tentang Perubahan Keempat atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 (Keppres 80).

Menurut Pasal 1 Nomor 23 dan Pasal 4A (i) Keppres 80, salah satu kebijakan umum dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah mengumumkan kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah secara terbuka melalui surat kabar nasional dan/atau surat kabar provinsi. Harian Umum Koran Tempo memenangkan pelelangan yang disahkan melalui Surat Keputusan Kepala LKPP Nomor 108/KPTS/KA/VI/2010 tentang Penetapan Harian Umum Koran Tempo Sebagai Surat Kabar Nasional Tempat Penayangan Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada tanggal 30 Juni 2010. “Jangka waktu pelaksanaan Perjanjian Penayangan pengumuman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Surat Kabar Harian Umum Koran Tempo selama 12 (dua belas) bulan dimulai tanggal 10 Juli 2010 sampai dengan tanggal 9 Juli 2011″, demikian bunyi pasal 6 perjanjian tentang waktu pelaksanaan perjanjian yang tercantum pada surat perjanjian tersebut.

Dengan demikian Panitia Pengadaan/Unit Layanan Pengadaan di K/L/D/I tidak wajib lagi menayangkan pengumuman pelelangan di Surat Kabar Harian Umum Koran Tempo. Jadi pengumuman lelang cukup melalui website, papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Hal ini sesuai dengan Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pasal 25 ayat (3). Harapannya dengan kebijakan ini semua pihak akan mendapatkan informasi lelang lebih cepat dan efektif.

Pentingnya ULP yang Mandiri

 Pentingnya pembentukan ULP (Unit Layanan Pengadaan) Barang/Jasa

Pengadaan barang/jasa secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan barang atau jasa mulai dari kegiatan perencanaan, penentuan standar, pengembangan spesifikasi, pemilihan penyedia, negosiasi harga, manajemen kontrak, pengendalian, penyimpanan dan pelepasan barang serta fungsi-fungsi lainnya yang terkait dalam proses tersebut, untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam suatu organisasi. Proses ini diharapkan dapat dilakukan dengan biaya (cost) yang terbaik untuk memperoleh nilai (value) terbaik dari dana yang terbatas dengan  cara mengendalikan komponen pengadaan yaitu; kualitas, kuantitas, waktu, tempat dan harga (price).
Pengadaan merupakan fungsi yang sangat penting dalam organisasi . Pengadaan yang tidak diatur dengan baik akan dapat berpotensi untuk;
•    menjauhnya penyedia barang/jasa, karena tidak memiliki kesempatan cukup untuk dapat mengkuti pemilihan penyedia,
•    menghasilkan penyedia yang tidak tepat  akibat ketidaksesuaian target bidang usaha pemasok dengan struktur pasar,
•    tingkat persaingan yang rendah akibat persyaratan spesifikasi yang tidak sesuai ,
•    sanggahan dan tuntutan akibat ketidakmampuan untuk melakukan keputusan yang benar atau keputusan yang dibuat bukan atas dasar nilai terbaik,
•    ketidakjelasan prosedur akan menyebabkan keputusan yang dipengaruhi oleh kepentingan lain,  sehingga timbul pelanggaran terhadap peraturan yang dapat mengakibatkan denda, klaim dan terbuangnya waktu, uang, sumber daya, material dan akan menurunkan secara drastis motivasi untuk melakukan perubahan untuk perbaikan.

Pengadaan barang/jasa dalam kegiatan pembangunan di pemerintah memiliki porsi yang cukup besar, baik dilihat dari besaran porsi anggarannya atau dari banyaknya kasus pengadaan yang terjadi. Akibat dari pengadaan yang tidak diatur dengan baik sudah banyak terjadi dengan munculnya lebih dari 70% kasus pengadaan dalam kegiatan pembangunan pemerintah. Untuk itu mengingat pentingnya pengaturan yang baik dalam kegiatan pengadaan maka diperlukan suatu sistem yang dapat merubah proses pengadaan barang/jasa dari kegiatan transaksional yang hanya melihat pengadaan sebagai proses administrative dari upaya mendapatkan barang/jasa dengan beberapa pilihan kegunaan dapat dirubah menjadi suatu kegiatan strategis sebagai satu kesatuan yang utuh dan berkesinambungan dalam menjalankan fungsinya sebagai pelayan masyarakat (public service).

Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 (perpres 54/2010) tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (pengganti dan Keppres 80 tahun 2003) telah mengamanatkan dibentuknya suatu unit permanen, yaitu suatu Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang ada, khusus untuk melayani dan melaksanakan keseluruhan proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam pasal 130 ayat (1) Perpres 54/2010 diamanatkan bahwa Unit Layanan Pengadaan (ULP) wajib dibentuk paling lambat pada tahun anggaran 2014, namun dari sudut pandang kebutuhan pelayanan terhadap sistem dan aparatur pemerintahan dengan hasil akhir pelayanan terhadap masyarakat, pembentukan ULP dalam organisasi pemerintah baik Kementrian, Lembaga, SKPD, atau Instansi (KLDI) sudah tidak dapat ditunda lagi. Pengadaan barang/jasa harus dilakukan dengan perencanaan yang berkualitas dan proses pemilihan yang sesuai dengan prinsip dan kebijakan pengadaan yang tidak mungkin dilaksanakan oleh panitia adhoc yang masing-masing mempunyai tupoksi sendiri di instansinya. Dengan pembentukan ULP yang mandiri, para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mempunyai kompetensi pengadaan dapat berkumpul dalam suatu wadah dengan tupoksi khusus dan fokus melayani pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada K/L/D/I yang bersangkutan, tidak terganggu oleh aktifitas lainnya di luar pengadaan barang/jasa.
Proses pengadaan dapat berjalan dengan proses strategis (tidak lagi hanya transaksional) dimana ULP dapat menyediakan masukan dan panduan kepada pengguna barang/jasa dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam hal pencarian sumber daya (sourcing), metode pengadaan, kontrak dan manajemen resiko, pertimbangan harga dan biaya, sampai dengan manajemen persediaan dan disposal untuk semua barang atau jasa yang akan diadakan. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih apakah akan memproduksi sendiri, swakelola (self manage), atau membeli/mengadakan melalui penyedia barang/jasa. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih cara pemilihan penyedia dan kriteria penilaian penyedia yang sesuai dengan jenis dan kondisi yang terkait dengan barang/jasa yang akan diadakan sampai dengan mencari metode pengadaan yang dapat meminimalkan limbah dan mengarah ke pengadaan yang ramah lingkungan (Sustainable Procurement)
Kedudukan ULP yang di dalamnya terdapat beberapa kelompok kerja (pokja) mempunyai posisi yang berimbang dengan para pengguna anggaran (PA) atau bahkan lebih tinggi dari PPK, karena PA dan ULP sama-sama diangkat oleh Kepala Daerah/Pimpinan Institusi, sehingga pengambilan keputusan (terutama dalam penentuan pemenang pemilihan penyedia) dapat dilakukan secara mandiri tanpa pengaruh dari pihak lain. Begitu pula dengan bentuk ULP yang mandiri, pokja ULP tidak lagi terikat dengan atasan lain selain ketua atau struktur organisasi pada ULP sendiri, sehngga PPK dalam suatu pekerjaanpun tidak dapat ikut campur dalam proses pemilihan.
Ditambah dengan adanya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), fungsi manajemen strategis ULP menjadi lebih signifikan. Disamping lebih menguatkan prinsip pengadaan (efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, adil dan akuntabel), dijitalisasi proses pengadaan dengan LPSE akan memperkuat sistem manajemen pengadaan dalam suatu K/L/D/I. Basis data dari keseluruhan proses dan entitas pengadaan secara otomatis dapat terbentuk dan disimpan serta diolah sebagai masukan informasi dalam setiap tahapan proses pengadaan, mulai dari tahap awal perencanaan pengadaan, sourcing sumber daya (penyedia, barang/jasa dan pasar serta aktifitas pokja ULP sendiri), penentuan metode pemilihan, kriteria penilaian, sampai dengan administrasi kontrak serta surat menyurat dapat dilakukan oleh ULP dengan score level of service yang jauh lebih baik dari pada pengadaan yang dilakukan oleh panitia adhoc secara sendiri-sendiri dan manual.
Pada akhirnya dengan pelayanan pengadaan yang kredibel dari ULP dapat diperoleh proses pelaksanaan pengadaan yang sesuai dengan aturan, prinsip serta kebijakan pengadaan sehingga kebutuhan pengguna akan barang/jasa dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhannya. Barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akan meningkatkan tingkat pelayanan masyarakat dan dapat memberikan perlindungan hukum untuk meminimalkan resiko bagi organisasi. Dengan pentingnya peranan dan besarnya kebutuhan akan pembentukan ULP, amanat wajib dibentuknya ULP paling lambat pada tahun anggaran 2014 dalam perpres 54 th. 2010 dapat dibaca sebagai sudah saatnya dibentuk ULP yang mandiri pada tahun ini juga… Wallohualam…
Salam Pengadaan
Heldi Yudiyatna
Anggota Pokja ULP Kota Bogor & Instruktur Pengadaan Barang/Jasa alumni TOT LKPP

(logo Unit Layanan Pengadaan UNES)

Artikel ini sudah di publish di koran lokal Radar Bogor

Lebih Baik Naik VESPA

Sudah hampir sebulan ini saya menggunakan vespa 150 PS keluaran tahun 80-an sebagai alat transportasi ke kantor, selain sepeda goes untuk hari Jumat. Vespa ini dulunya dipakai oleh orang tua saya sewaktu jadi PNS (Pegawai Negeri Sipil) di Cianjur, kemudian pernah dipakai adik di Bandung dan setahun terakhir oleh adik ipar yang bekerja di Jakarta. Setelah adik-adik tersayang ini pada punya kendaraan bermotor yang baru akhirnya vespa ini berlabuh di bogor.

Beberapa motivasi menggunakan vespa dan meninggalkan tunggangan lama Bajaj Pulsar 200 adalah:

1. Sebagai PNS yang nyambi juga menjadi Guru, nampaknya lebih pantas naik vespa.

2. Sebagai tanda bakti kepada orang tua dengan tetap menjaga barang-barang peninggalan mereka.

3. Memberikan Tauladan atau contoh kepada rekan-rekan PNS yang lain, mumpung masih jadi PNS selon VII harus memberikan contoh yang baik, takutnya kalau sudah jadi pejabat tinggi tidak bisa memberikan contoh kesederhanaan. Maklumlah sekarang ini banyak pejabat mulai dari level kepala seksi saja kendaraannya sudah berjejer dan gararaya… apalagi yang lebih tinggi lagi sudah deh… serasa paling gaya dan keren aja

4. Menjaga Hati… kalau memekai motor gede… perasaan ini serasa paling gimana gitu di jalan… tapi kalau naik vespa mah… hati ini terasa tenang, mau disusul sama yang lain… silahkan… mau parkir dimana saja… tenang saja tidak takut hilang atau bagaimana, plus juga bisa bersih celana dan sepatu, karena vespa itu ada halangan dibawahnya, sehingga di kota bogor yang terkenal sering hujan tidak akan menjadi masalah bila ada cipratan air dari bawah, apalagi kalau mengingat banyaknya lobang berjalan di kota bogor… aman deh…

5. Bayar pajaknya murah… hehe… dibanding motor Pulsar 200 hampir 5 kali lipat lebih murah

6. Ternyata setelah di cat kembali, setelah di tune up lagi… wow… ternyata lebih enak naik vespa, dengan monoshock dan adanya per di jok, terasa lebih empuk dan nyaman, tenaganya pun sebenarnya tidak jauh berbeda dengan bebek yang dipakai istri, lebih malah kalau menurut saya….

Mungkin itu dulu curhatnya… nanti saya teruskan dengan beberapa referensi bengkel dan tempat aksesoris vespa yang ada di kota bogor ini.