Untung ada eproc… Pengadaan Secara Elektronik

August 21, 2011 by  

Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa

Sebenarnya banyak ide dan hutang cerita yang harus dituliskan dalam blog ini, namun mungkin karena sedang puasa belum sempat saja untuk duduk dengan tenang di depan komputer dan menuliskan semua curhatan yang ada. Nah hari minggu ke-3 bulan puasa ini, mumpung lagi nga kemana-mana, mumpung anak-anak semua lagi tidur sore semua… saya coba tulis satu cerita tentang pengalaman menggunakan layanan eprocurement.

Pada tahun 2011 ini kota bogor telah mengganti software untuk layanan e-procurement, yang semula menggunakan software sendiri dan sekarang menggunakan software LPSE yang dikeluarkan dari LKPP, sesuai dengan amanat dalam perpres 54 pasal 108, yaitu bahwa LKPP-lah yang mengembangkan SPSE (sistem pengadaan secara elektronik) bukan konsultan.  Nah setelah beberapa pemangku keputusan pada bidang pengadaan dan eprocurement di level menengah di rotasi, akhirnya keputusan yang berani ini pun diambil, yaitu dengan meninggalkan software yang buatan konsultan lama dan menggantinya dengan software baru lpse dari lkpp, dan era baru eprocurement di kota bogor pun dimulai.

Dalam rangka turun gunung… akhirnya tahun ini saya pun bisa bersentuhan langsung dengan SPSE atau Sistem Pengadaan Secara Elektronik ini atau istilah kerennya e-procurement, untuk kota Bogor bisa diakses di eproc.kotabogor.go.id . Memang sangat terasa semua panitia/anggota pokja ULP sangat dimanjakan dengan fasilitas ini. Tentunya yang dimanja adalah yang mengerti internet.. yang mengerti menggunakannya… yang tidak sibuk dengan tupoksi di dinasnya masing-masing. Yang benar-benar bekerja sebagai anggota Pokja ULP, maklumlah ULP di kota Bogor masih belum permanen atau mandiri 100% (baca: Pentingnya UL yang Mandiri), sehingga masih banyak tersenyum-senyum sendiri melihat tingkah polah yang ada di ULP 🙂

Anggota Pokja yang melelangkan paket-paket pekerjaan yang ada serasa dimanja, karena dengan menggunakan fasilitas pengadaan online maka tidak perlu selalu anggota pokja itu harus kumpul di ULP, tapi sekali-kali untuk koordinasi sih perlu kumpul. Berikut adalah pemanjaan yang terindikasi  dilakukan oleh SPSE atau eprocuremet

1. Semua pekerjaan dapat dilakukan secara parsial oleh masing-masing anggota pokja, mulai dari membuat dan mengupload dokumen, penjelasan, melakukan evaluasi dapat dilakukan masing-masing anggota pokja untuk kemudian diputuskan bersama. Sehingga meskipun ULP-nya belum permanen namun dengan bantuan SPSE/eprocurement maka anggota pokja dapat melakukan proses pengadaan dimana saja, mau di kamar mandi pun selama masih menggunakan laptop dan akses internet.. no problem… 🙂

2. Pada setiap kegiatan selalu ada SMS dari nomor 082123665287 ini mungkin sms gateway/server eproc yang selalu mengingatkan apabila ada kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu paket yang sedang berjalan, mulai dari proses penjelasan, tahap batas akhir uploas berita acara, evaluasi dokumen penawaran atau evaluasi dokumen kualifikasi sampai dengan pemenang dari pengadaan tersebut diumumkan. Namun satu kegiatan saja yang belum alert via sms yaitu bila ada sanggahan… nah bila ada sanggahan ternyata tidak ada alert dari sms server tersebut, makanya pantesan akhir-akhir ini ada beberapa sms ataupun pertanyaan di blog yang menanyakan… “bagaimana bila anggota pokja ulp tidak menjawab sanggahan…???”, kok berani-beraninya tidak menjawab sanggahan… nah mungkin ini dia penyebabnya.. sanggahan dilakukan via eprocurement dan tidak terdeteksi oleh anggota pokja… mungkin… hal ini juga terjadi di dua paket yang saya lelangkan… ternyata tidak semua anggota pokja, aware dan mengetahui adanya sanggahan dalam paket-paket tersebut….

3. Semua administrasi hampir bisa dikatakan sekitar 80% sudah paperless, tidak perlu lagi banyak print-print dokumen, cukup dengan PDF (portable document format) tidak perlu di print… selesai sudah… sehingga dalam pembuatan kontrakpun tidak perlu banyak-banyak ngeprint.

4. Tanggung jawab dari anggota Pokja ULP menjadi lebih ringan, karena semunya diserahkan kepada sistem IT, ya meskipun seringkali ada kejanggalan-kejanggalan seperti… kok pesertanya cuman 3 atau 4, meskipun yang daftar 40-an lebih tapi yang memasukan penawaran kebanyakan hanya 3 atau 4, ada paling banyak 5 atau 6 deh… dan kok persertanya hampir 90% dari Kota Bogor… ya kan itu sistem… bukan kewenangan ULP/ panitia untuk mengurusi masalah itu… Kerja Panitia/Pokja ULP dalam melakukan alasan “Tutup Mata” atau “Tutup Hidung” melihat dan membaui kebusukan disekitarnya jadi lebih gampang.. “see no evil… hear no evil” KONDUSIF poko namah… 🙂

5. Bagi saya yang senang dengan  “maen volume” atau menjadi anggota Pokja ULP dengan jumlah paket pekerjaan yang massive atau relatif banyak, sehingga dengan sekali bekerja saya bisa melelangkan banyak paket, sekali bikin dokumen untuk banyak paket, sekali membuka laptop dengan buka beberapa jendela bisa melakukan aanwijzing untuk banyak paket, itu dia maen volume… sekai dayung 10-20 paket terlelangkan… ya  meskipun masih dirasa kurang… (target sih sampai 100 paket lebihlah setahun ini gitu loh), sekarang ini mungkin sudah 50-an paket yang sudah dan sedang berjalan yang ditangani. Nah dengan teknologi eprocurement ini sungguh sangat saya sangat terbantu, satu jadual bisa dibuat untuk beberapa paket, satu dokumen juga untuk beberapa paket… initnya lebih efektif dan efisian-lah…

So pada intinya… Untung ada SPSE, untung ada eproc:

– Walau koneksi internet di kantor tidak stabil dan lemot… cukup dengan Rp. 80rb pakai esia (aha) atau 50rb sd 100rb pakai akses internet dari operator GSM, dimanapun kita berada… anggota pokja ulp dapat memantau dan memproses jalannya pengadaan barang/jasa

– Walau printer di kantor ulp warnanya hampir pucat pasi… untungnya pelelangan dengan eprocurement tidak membutuhkan banyak ngeprint… ya tinggal ngeprint di rumah saja barang beberapa lembar mah… cukup deh…

– Walau ULP nya belum permanen, walau bos di kantor sendiri tidak mau tahu… pokok na mah… teu hayang nyaho… padahalkan jadi panitia pengadaan juga itu adalah SK dari walikota… itu juga kan tugas untuk pelayanan masyarakat… tapi teu hayang nyaho… tidak mau tahu… ya untungnya ada eprocurement, meskipun badan ada di kantor sendiri (bukan di ulp) tapi masih bisa konek ke server eproc untuk melakukan lelang online.

– Walau berpuluh-puluh paket pekerjaan yang dilelangkan, tidak perlu menghapalkan kapan harus aanwijzing, kapan pembukaan penawaran, kapan harus upload bahp, kapan evaluasi dokumen penawaran, kapan evaluasi kualifikasi, semunya akan diingatkan oleh sms dari portal eproc, seperti mempunyai asisten pribadi gitu loh…

– Walau banyak pemborong yang “aneh-aneh”, untungnya tidak perlu banyak ketemu… kalaupun ada gerombolan yang datang ke kantor ULP… ya tinggal sembunyi saja di belakang sambil bawa laptop dan modemnya… aman kan… 🙂

– Walau banyak anggota pokja ULP yang tidak bisa bekerja karena sibuk jadi pejabat di dinas instansinya masing-masing (gara-gara ULP yg belum permanen), atau karena memang tidak kompeten menjadi pengelola pengadaan (bersertifikat tapi tidak mampu), Untung ada eproc… saya tetap bisa bekerja dengan teman-teman yang memang mempunyai komitmen yang cukup untuk sekedar membuat dokumen pdf, mengupload dan membuat jadual, mengevaluasi dokumen di sistem serta pekerjaan lain yang dengan bantuan eproc semuanya jadi lebih mudah. Jadi sebaiknya teman-teman lain yang tercatat jadi anggota ULP tapi tidak bisa bekerja… mending ksatria saja deh… jangan kepengen honornya saja… atau mau jadi ksatria juga kayanya takut yah… mau mundur takut… kerja tidak bisa… ya mending terima honornya saja… hehehe… ampuuunnn gusti…. 🙂

Ya pada intinya secara teknis eprocurement sudah sangat… sangat… dan sangaaat… membantu panitia/pokja ulp dalam melakukan tugasnya… selama hampir setahun saya memakai eprocurement versi SPSE-nya ULP, hanya bisa mengkomplian satu hal saja:

apabila ada yang sanggah kok tidak ada SMS Alert-nya, sehingga bisa-bisa ada paket yang miss-sanggah tuh… atau sanggah tidak terdeteksi, kalau 1 atau 2 paket sih mungkin gampang ngontrolnya. tapi kalau seperti saya yang maen volume sampai 50 lebih paket yang kelola… ya harus buka 50 jendela tuh di browser internetnya, untuk melihat apakah ada sanggahan atau tidak 🙂

oh iya satu hal lagi… karena saya “maen volume“, ya tentunya manajemen paket pekerjaan saatlah penting sekali, sehingga akan lebih enak kalau tampilan paket pekerjaan dapat langsung di browse seperti melihat direktori pada windows eksplorer tidak harus meng klik satu-persatu dari nama kegiatannya. Kadang saya bingung; paket pekerjaan ini ada di nama kegiatan mana yah, nah tentunya selain tampilan yang bisa menampilkan level 2 (browse paket pekerjaan), fasilitas find atau search paket tentunya akan sangat berguna bagi panitia yang “maen volume” 🙂

Secara teknis sudah sangat membantu.. hanya mungkin secara prinsip-prinsip dalam pengadaan, eprocurement harus segera memaksimalkan kembali kontrol terhadap akses pasar… jangan sampai peserta yang sudah di verifikasi di daerahnya ketika akan mengikuti lelang via eproc di suatu daerah (ya termasuk kota bogor) harus diverifikasi kembali data-datanya oleh lpse kota ybs… kan sudah diverifikasi.. masa harus diverifikasi lagi… oh ternyata ada preman yang nyegat di pintu masuk pasar yah, jadi saja pemborong, konsultan atau penyedia yang memasukan penawaranitu hanya itu-itu saja…  🙂

Waduh sudah pada bangun nih anak-anak ku tercinta… mungkin segini dulu ya cerita tentang eprocnya… mungkin kesimpulan dan hikmah dari cerita ini akan di update pada kesempatan berikutnya… atau silahkan teman-teman untuk menyimpulkan dan memberikan hikmah dari postingan ini… silahkan tuliskan di komen…

Salam Pengadaan dari Bogor dan Salam eproc dari pak Diani… 🙂

sumber: jurnal bogor

==================================================================================
Memerlukan Narasumber/Instruktur Training (Bimbingan Teknis) atau Konsultasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pemerintah berdasarkan Perpres 54 tahun 2010 atau Swasta berbasis Supply Chain Management & Essential Procurement, Silahkan hubungi wwww.heldi.net via HP. 081111-64-600- email: heldi_y@yahoo.com
Bagi para Supplier Barang/Jasa, Penyedia product yang ingin mempromosikan produk atau barang/jasa nya di Pojok Penyedia/Supplier, silahkan kirimkan email mengenai produk barang/jasa nya. ==================================================================================
Share
Punya cerita tentang kota Bogor dan sekitarnya, atau mau promosi usaha anda di kota Bogor, silahkan kontennya ke: heldi_y@yahoo.com , jangan ragu segera dikirm content-nya, ditunggu ya postingannya segera...

Comments

2 Responses to “Untung ada eproc… Pengadaan Secara Elektronik”
  1. nova says:

    kalau ULPnya sdh bisa santai dengan eprocnya, mohon ingatkan LPSEnya agar menjaga ketersediaan SPSEnya. sebab di UU No. 11/2008 ttg ITE Pasal 15.disebutkan :
    (1) Setiap Penyelenggara Sistem Elektronik harus menyelenggarakan Sistem Elektronik secara andal dan aman serta bertanggung jawab terhadap beroperasinya Sistem Elektronik sebagaimana mestinya

    (2) Penyelenggara Sisten Elektronik bertanggung jawab terhadap Penyelenggaraan Sistem Elektroniknya.

    memang benar ULP bisa santai & sangat dimanjakan oleh sistem, akan tetapi dapat berjalan dengan baik kalau dikelola dengan baik, dan kejahatan cyber bukan hanya dilakukan oleh pihak eksternal akan tetapi pihak internal juga berpotensi. salam eproc

Trackbacks

Check out what others are saying about this post...
  1. […] pelatihan ini, meskipun sudah banyak melelangkan paket pekerjaan di eproc kota bogor, saya memperoleh beberapa hal yang selama ini mungkin terlewat dalam melakukan proses lelang melalui […]



Komentar Anda... Speak Your Mind

Tell us what you're thinking...
and oh, if you want a pic to show with your comment, go get a gravatar!