20 Kesalahan Umum Penyedia dalam Tender Pengadaan Barang/Jasa (bagian 2)

November 1, 2014 by  

Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa

11. Memakai pdf writer gratisan
Kebutuhan software pdf writer menjadi kebutuhan utama dalam proses pelelangan elektronik karena akan lebih baik semua dokumen penawaran yang akan diunggah ke eprocurement harus berformat pdf. Untuk itu pembuatan format file fdp yang baik akan sangat berpengaruh terhadap hasil proses penggunggahan.
Penggunaan pdf writer gratisan memang tidak menjadi masalah kalau menggunakan pdf writer gratisan yang”bersih” dan aman dari sponsor atau spam di dalam ya, namun bila penyedia salah memilih pdf writer gratisan yang banyak beredar di internet maka akan ada resiko diantaranya adalah: File jadi besar, muncul add atau iklan di dalamnya akan beresiko terhadap susah atau tidak sempurnanya pengunggahan (upload) file dokumen penawaran, serta penggunaan pdf writer gratisan akan memberikan citra tidak professional.

12. akses internet tidak memadai
Beberapa kali ditemukan kasus file penawaran yang diunggah setelah di enkripsi dengan apendo ternyata hasilnya dokumen penawaran terpotong sebagian atau ada data yang tidak lengkap. Dicoba klarifikasi terhadap penyedia, mereka mengatakan bahwa mereka sudah mengunggah file penawaran, namun setelah diselidiki lebih lanjut, ternyata mereka mengunggah dokumen penawaran di warnet yang kapasitas koneksinya rendah serta dipakai oleh banyak pengguna warnet lainnya.
Unggah dokumen dengan jalur internet yang jelek, beresiko pada tidak ter upload nya dokumen dengan baik. Kalau perlu sewa semua seat dalam warnet, gunakan “koneksi dewa”. Penggunaan koneksi internet yang tidak maksimal berisiko terhadap file penawaran yang tidak terunggah sempurna yang berakibat pada gugurnya penawaran akibat dokumen yang tidak lengkap.

13. “Salah kamar” pada eprocurement
Kasus salah memasukan dokumen pada kotak paket yang tidak sesuai dengan nama paketnya ternyata tidak hanya terjadi pada proses pemilihan penyedia secara manual (non eproc). Beberapa kasus terjadi juga pada pemilihan penyedia melalui LPSE, dimana penyedia mengikuti beberapa paket pekerjaan dan ketika mengunggah file dokumen penawarannya, mereka salah mengunggah file penawaran paket A ke kamar paket B atau sebaliknya. Hal ini tentunya akan langsung membuat penawaran digugurkan oleh pokja ulp karena kesalahan nama paket.
Begitu pula dengan dokumen penawaran yang salah masuk ke dalam kamar form isian kualifikasi dengan fasilitas pengunggahan untuk dokumen tambahan. Hal ini dapat menjadi masalah dalam evaluasi administrasi.

14. Perhatikan batas akhir waktu pemasukan penawaran
Beberapa penyedia ada yang mengeluh karena tidak dapat mengunggah file penawaran ke LPSE, atau sudah sekian persen proses tapi tiba tiba terpotong sebelum 100%. Hal ini bisa diakibatkan koneksi yang kurang maksimal atau memang pada saat itu server LPSE sedang mengalami lalulintas data yang tinggi, sehingga data yang diunggah penyedia berebutan masuk.
Pemasukan penawaran sebaiknya tidak dilakukan pada detik detik terakhir batas akhir pemasukan penawaran, akan lebih baik bila melakukan pengunggahan pada malam hari, tengah malam ketika traffict rendah atau satu hari sebelum batas akhir pemasukan. Pada saat kapan akan memasukan penawaran sangat perlu diperhatikan apalagi ketika memasuki bulan bulan peak season lelang sekitar bulan juli sampai dengan oktober, dimana pada bulan bulan tersebut biasa pokja sedang memproses banyak paket pekerjaan. Pada peak season lelang ini lalulintas data yang keluar masuk ke server LPSE akan sangat tinggi sekali sehingga resiko sulitnya atau bahkan gagalnya mengunggah file penawaran akan sangat tinggi sekali.
15. Kesalahan administratif dalam surat penawaran.
Masih sering ditemukan kesalahan mendasar dalam surat penawaran dan jaminan penawaran seperti kesalahan menuliskan: nama paket, nama pokja, masa berlaku surat penawaran, jangka waktu pelaksanaan, angka dan huruf berbeda atau dua duanya salah, nilai jaminan penawaran, masa berlaku jaminan. Hal hal kecil seperi ini seharusnya sudah bisa dieliminir kesalahannya dengan membuat semacam daftar ceklis yang dapat memeriksa hal hal kecil dalam persyaratan administrasi penawaran.
16. Harga penawaran melebihi HPS
Hal ini jarang terjadi namun ada beberapa kasus ditemukan, hasil koreksi aritmatik yang melebihi HPS, untuk itu sebaiknya penyedia melakukan pemeriksaan kembali terhadap isian blangko penawarannya, lakukan koreksi aritmatika sendiri, kesalahan link dalam perhitungan di excel sering muncul dalam kasus ini.
17. Surat Sanggahan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sanggahan agar sanggahannya (mudah mudahan) dapat diterima atau minimalnya memperoleh perhatian yang baik dari pokja ULP, antara lain:
Buat surat sanggahan disertai dasar dan bukti kuat.
Buat surat sanggahan yang tidak emosional, Pokja ULP juga manusia, cobalah dengan pendekatan yang lebih manusiawi, jangan ujug ujug menuduh kolusi, korupsi, dsb.
Perhatikan administrasi surat sanggahan seperti alamat ditujukannya dan nilai dan masa berlaku jamiman sanggah banding bila mengajukan sanggah banding. Surat sanggahan pertama ditujukan kepada pokja ULP, Surat sanggahan banding kepada kepala K/L/D/I, sedangkan  Jaminan sanggah banding ya ditujukan kepada pokja ULP.

18. Dokumen penawaran dengan banyak file dan ukuran besar.
Hal ini tidak menggugurkan tetapi yang jelas akan membuat pokja ULP kerja keras, karena membuat pokja harus  bolak balik dari windows eksplorer ke pdf. Pokja ULP tentunya akan berusaha seteliti mungkin dalam melakukan evaluasi, namun dengan kondisi demikian, kemungkinan penurunan tingkat ketelitian dari pikja ULP akan sangat dimungkinkan terjadi. Hal lain adalah dokumen penawaran berukuran besar atau berisi ratusan halaman dibuat dalam satu file, sehingga ketika membukanya sangat berat sekali untuk melakukan scroll. Sebaiknya seseuaikan jumlah file dengan kira-kira ukuran yang dapat dengan mudah dibuka.

19. penawaran teknis konsultan
Penawaran teknis konsultan dinilai dari beberapa point berikut ini, yaitu: pemahaman dan tanggapan terhadap KAK, penawaran teknis atau metodologi, dan inovasi atau gagasan baru. Secara umum pada pengadaan jasa konsultansi seharusnya penyedia merupakan pihak yang lebih ahli dalam hal teknis barang/jasa yang akan diadakan. Sehingga KAK yang disusun oleh PPK kemungkinan besar akan masih banyak kekurangannya, untuk itu sebaiknya tanggapan terhadap KAK berisi masukan-masukan sesuai dengan keahlian konsultan apabila ada kekurangan kekurangan teknis dalam KAK. Yang banyak terjadi adalah tangkapan KAK hanya berisi cukup jelas dan cukup memadai saja. Begitu pula entah tidak tahu atau belum terbiasa,sangat sedikit sekali konsultan yang memberikan inovasi atau gagasan baru terhadap metode metode pelaksanaan dalam KAK, padahal point  penilaiannya dapat menambah niali secara keseluruhan.
Sedangkan dalam metodolgi sering ditemukan kesalahan yang diakibatkan dari hasil copy paste, mungkin jenis pekerjaan  jasa konsultansi yang akan diikuti pernah dikerjakan oleh konsultan tersebut atau tenaga ahlinya namun berbeda wilayah atau berbeda volume saja, sehingga digunakanlah metode copy paste dalam pembuatan metodologinya, namun  mungkin karena keterbatasan waktu atau kurangnya kontrol kualitas sering ditemukan metoda ya sudah benar namun pekerjaannya untuk daerah yang berbeda, misal pekerjaannya di Bogor isinya kabupaten Cianjur. Kalau sudah ketemu kejadian seperti hal tersebut maka sudah dapat nilai “TKO” itu dalam penawaran teknisnya

20. Perusahaan baru tidak PD
Terutama untuk jasa konsultansi yang tidak memiliki batasan kualifikasi kecil atau non kecil, sebenarnya perusahaan baru tidak perlu takut untuk mengikuti proses pemiihan penyedia karena secara umum, pasar jasa konsultansi nampaknya sudah menyesuaikan dengan kelas kelasnya masing masing, sangat jarang sekali perusahaankonsultan besar yang mengikuti pengadaan dengan nilai paket kecil.
Dengan jatah daftar pendek minimal 3 dan maksimal 5 untuk seleksi sederhana atau minimal 5 dan maksimal 7 untuk seleksi umum, dengan tidak ada batasan ambang batas nilai dalam penilaian teknis pra kualifikasi maka meskipun perusahaan baru dengan perolehan nilai kecil namun masih ada kemungkinan masih masuk daftar pendek. Karena biasanya yang masuk dari konsultan besar paling 2 sd 3 perusahaan.

==================================================================================
Memerlukan Narasumber/Instruktur Training (Bimbingan Teknis) atau Konsultasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pemerintah berdasarkan Perpres 54 tahun 2010 atau Swasta berbasis Supply Chain Management & Essential Procurement, Silahkan hubungi wwww.heldi.net via HP. 081111-64-600- email: heldi_y@yahoo.com
Bagi para Supplier Barang/Jasa, Penyedia product yang ingin mempromosikan produk atau barang/jasa nya di Pojok Penyedia/Supplier, silahkan kirimkan email mengenai produk barang/jasa nya. ==================================================================================
Share
Punya cerita tentang kota Bogor dan sekitarnya, atau mau promosi usaha anda di kota Bogor, silahkan kontennya ke: heldi_y@yahoo.com , jangan ragu segera dikirm content-nya, ditunggu ya postingannya segera...

Komentar Anda... Speak Your Mind

Tell us what you're thinking...
and oh, if you want a pic to show with your comment, go get a gravatar!