Menyusun Spesifikasi

September 17, 2015 by  

Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa

Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Pengertian lain dari spesifikasi adalah uraian terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan atau suatu uraian terperinci mengenai persyaratan kualitas material, metode kerja dan standar kuaitas pekerjaan (workmanship) yang harus diberikan oleh kontraktor.

Spesifikasi barang/jasa yang disusun hendaklah memiliki karakteristik 4 (empat) yaitu : tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu, dan tepat lokasi.

a. Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.
b. Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga menjadi terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tidak tercapai.
c. Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga membutuhkan tempat penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya.
d. Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.
e. Akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Spesifikasi berfungsi sebagai media informasi dan perbandingan antara pengguna barang/ jasa dengan penyedia barang/jasa. Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan barang/jasa.
Dalam spesifikasi barang/jasa, tertuang beberapa informasi tentang hal-hal berikut ini :
1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).
2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.
3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.
4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.
5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.
6. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus dipersyaratkan.
7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan efektif.
8. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa.

Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang tepat akan berdampak serius pada :
1. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.
2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang negara (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
4. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.
5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.
6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan/atau pelayanan purna jual.

Ketentuan tentang Spesifikasi

1. Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
Tujuan utama penyusunan spesifikasi teknis adalah memenuhi kebutuhan pengguna akhir sehingga barang/ jasa yang didapatkan memberi outcome bahkan benefit yang efektif dalam rangka pencapaian target dan sasaran pengadaan yang telah ditetapkan.

2. Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
Prinsip mempertahankan tingkat kompetisi pada level yang ideal bertujuan untuk mendapatkan barang/jasa yang efektif dan efisien. Mengarah pada satu merek tertentu menempatkan barang/jasa pada kotak bottleneck dan penyedia cenderung menjadi exploit. Mengarah pada merek tertentu hanya diperbolehkan untuk barang/ jasa yang telah dilingkupi oleh perjanjian yang lebih tinggi seperti kontrak payung LKPP terkait e-Catalog atau pengadaan suku cadang.
Membuka persaingan dengan tidak mengarah pada merek tertentu harus dimulai sejak identifikasi kebutuhan. KAK mesti memberikan referensi minimal 2 merek/produk referensi yang direkomendasikan PA/KPA atau pengguna akhir. Yang perlu diingat, persaingan tidak hanya pada spesifikasi teknis, namun juga pada harga. Sehingga referensi ini mestinya juga menjadi pertimbangan dalam penetapan HPS.

3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
Spesifikasi teknis wajib mempertimbangkan penggunaan produksi dalam negeri sesuai dengan kemampuan industri nasional dan juga tenaga ahli dan/atau penyedia barang/ jasa dalam negeri. Harus diteliti sebaik-baiknya agar komponen spesifikasi benar-benar mengarah pada hasil produksi dalam negeri dan bukan barang/jasa impor yang dijual di dalam negeri. Dalam hal sebagian bahan untuk menghasilkan barang/jasa produksi dalam negeri berasal dari impor, dipilih barang/jasa yang memiliki komponen dalam negeri paling besar;

4. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)
Spesifikasi teknis semaksimal mungkin mengacu pada SNI dengan tetap memperhatikan kemampuan atau potensi nasional atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi terkait yang berwenang bila tidak.

Syarat-syarat Spesifikasi yang baik.
Semua spesifikasi harus memenuhi lima “ C’S “ yaitu
• Clear (Jelas) yaitu Mengandung cukup informasi bagi penyedia untuk menentukan kesesuaian pekerjaan dengan kebutuhan dan apa dampaknya terhadap biaya
• Concise (Singkat padat) yaitu Hanya mengandung informasi esensial yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
• Comprehensive (Menyeluruh) yaitu dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir
• Consistent (Konsisten)yaitu kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah ubah.
• Correct (Benar)yaitu spesifikasi yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir (end user) dan Menghindari spesifikasi yang berlebihan atas suatu kebutuhan.

3.2. Komponen Dokumen Spesifikasi
a. Kualitas
Spesifikasi teknis kualitas adalah tentang sejauh mana mutu barang atau kinerja barang/produk jasa dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Misal, seberapa jauh barang/produk jasa dapat berfungsi, bagaimana desain produk, kapasitas, kinerja, proses pabrikasi tertentu, kemudahan penggunaan, daya tahan, dan instalasinya. Dalam menyusun spesifikasi teknis kita harus mampu menetapkan tingkatan kualitas yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna. Ini agar tidak terjadi spesifikasi teknis yang berlebihan atau kurang dari yang dibutuhkan.
Bahkan bila perlu, dalam rangka menjamin kinerja dapat dipersyaratkan uji kinerja (testing and inspection). Persyaratan uji kinerja diterapkan untuk barang/produk jasa yang derajat risiko dan dampaknya terhadap pengguna atau organisasi sangat besar. Ingat, dalam prinsip value for money setiap persyaratan spesifikasi teknis akan berdampak pada biaya. Menyeimbangkan antara manfaat dan biaya adalah tantangan tersendiri.

b. Kuantitas dan Pengiriman
Spesifikasi teknis kuantitas adalah tentang berapa banyak barang atau produk jasa yang dibutuhkan. Spesifikasi teknis pengiriman adalah tentang kapan dan di mana barang/ jasa disediakan oleh penyedia. Faktor waktu dan lokasi/ sumber menjadi pertimbangan utama. Baik untuk paket pesanan tunggal atau pesanan yang berulang. Di sini akan muncul beberapa pertanyaan, di antaranya adalah apakah diperlukan manajemen persediaan atau tidak, bagaimana sistem logistik yang akan diperlukan, dan pertanyaan lainnya dalam dimensi waktu dan lokasi/sumber.

c. Kualitas Layanan

Spesifikasi teknis kualitas layanan adalah tingkat dukungan layanan yang disediakan terkait dengan operasionalisasi barang/jasa atau jaminan mutu. Seperti layanan purna jual, garansi, pemeliharaan, dan lainnya.

d. Informasi Tambahan
Spesifikasi teknis juga harus menjelaskan tentang informasi-informasi tambahan yang mendukung pencapaian Value for Money atau hal-hal yang dapat menjadi added value dalam pengadaan barang/jasa. Informasi-informasi tambahan ini, misalkan tentang pengiriman, maka ada pembagian tanggung jawab transportasi, asuransi atau atribut tambahan lain. Dalam pengadaan internasional hal ini diatur dalam INCOTERM.

Demikian juga tentang informasi kontak, alamat, jalur komunikasi, ruang lingkup organisasi, dan hal-hal lain tentang detail organisasi pengguna. Termasuk di dalamnya terkait aturan hukum yang mengikat dan berlaku di internal dan eksternal organisasi.

Procurement_tender

Bersambung ke bagian 2:

Cara Menuliskan Spesfikasi Barang/Jasa

==================================================================================
Memerlukan Narasumber/Instruktur Training (Bimbingan Teknis) atau Konsultasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pemerintah berdasarkan Perpres 54 tahun 2010 atau Swasta berbasis Supply Chain Management & Essential Procurement, Silahkan hubungi wwww.heldi.net via HP. 081111-64-600- email: heldi_y@yahoo.com
Bagi para Supplier Barang/Jasa, Penyedia product yang ingin mempromosikan produk atau barang/jasa nya di Pojok Penyedia/Supplier, silahkan kirimkan email mengenai produk barang/jasa nya. ==================================================================================
Share
Punya cerita tentang kota Bogor dan sekitarnya, atau mau promosi usaha anda di kota Bogor, silahkan kontennya ke: heldi_y@yahoo.com , jangan ragu segera dikirm content-nya, ditunggu ya postingannya segera...

Comments

2 Responses to “Menyusun Spesifikasi”

Trackbacks

Check out what others are saying about this post...
  1. […] barang/jasa pemerintah adalah Kemampuan para PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen dalam menyusun Spesifikasi Teknis dari barang/jasa yang dibutuhkan oleh […]



Komentar Anda... Speak Your Mind

Tell us what you're thinking...
and oh, if you want a pic to show with your comment, go get a gravatar!

You must be logged in to post a comment.