Pentingnya ULP yang Mandiri

 Pentingnya pembentukan ULP (Unit Layanan Pengadaan) Barang/Jasa

Pengadaan barang/jasa secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan barang atau jasa mulai dari kegiatan perencanaan, penentuan standar, pengembangan spesifikasi, pemilihan penyedia, negosiasi harga, manajemen kontrak, pengendalian, penyimpanan dan pelepasan barang serta fungsi-fungsi lainnya yang terkait dalam proses tersebut, untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam suatu organisasi. Proses ini diharapkan dapat dilakukan dengan biaya (cost) yang terbaik untuk memperoleh nilai (value) terbaik dari dana yang terbatas dengan  cara mengendalikan komponen pengadaan yaitu; kualitas, kuantitas, waktu, tempat dan harga (price).
Pengadaan merupakan fungsi yang sangat penting dalam organisasi . Pengadaan yang tidak diatur dengan baik akan dapat berpotensi untuk;
•    menjauhnya penyedia barang/jasa, karena tidak memiliki kesempatan cukup untuk dapat mengkuti pemilihan penyedia,
•    menghasilkan penyedia yang tidak tepat  akibat ketidaksesuaian target bidang usaha pemasok dengan struktur pasar,
•    tingkat persaingan yang rendah akibat persyaratan spesifikasi yang tidak sesuai ,
•    sanggahan dan tuntutan akibat ketidakmampuan untuk melakukan keputusan yang benar atau keputusan yang dibuat bukan atas dasar nilai terbaik,
•    ketidakjelasan prosedur akan menyebabkan keputusan yang dipengaruhi oleh kepentingan lain,  sehingga timbul pelanggaran terhadap peraturan yang dapat mengakibatkan denda, klaim dan terbuangnya waktu, uang, sumber daya, material dan akan menurunkan secara drastis motivasi untuk melakukan perubahan untuk perbaikan.

Pengadaan barang/jasa dalam kegiatan pembangunan di pemerintah memiliki porsi yang cukup besar, baik dilihat dari besaran porsi anggarannya atau dari banyaknya kasus pengadaan yang terjadi. Akibat dari pengadaan yang tidak diatur dengan baik sudah banyak terjadi dengan munculnya lebih dari 70% kasus pengadaan dalam kegiatan pembangunan pemerintah. Untuk itu mengingat pentingnya pengaturan yang baik dalam kegiatan pengadaan maka diperlukan suatu sistem yang dapat merubah proses pengadaan barang/jasa dari kegiatan transaksional yang hanya melihat pengadaan sebagai proses administrative dari upaya mendapatkan barang/jasa dengan beberapa pilihan kegunaan dapat dirubah menjadi suatu kegiatan strategis sebagai satu kesatuan yang utuh dan berkesinambungan dalam menjalankan fungsinya sebagai pelayan masyarakat (public service).

Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 (perpres 54/2010) tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (pengganti dan Keppres 80 tahun 2003) telah mengamanatkan dibentuknya suatu unit permanen, yaitu suatu Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang ada, khusus untuk melayani dan melaksanakan keseluruhan proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam pasal 130 ayat (1) Perpres 54/2010 diamanatkan bahwa Unit Layanan Pengadaan (ULP) wajib dibentuk paling lambat pada tahun anggaran 2014, namun dari sudut pandang kebutuhan pelayanan terhadap sistem dan aparatur pemerintahan dengan hasil akhir pelayanan terhadap masyarakat, pembentukan ULP dalam organisasi pemerintah baik Kementrian, Lembaga, SKPD, atau Instansi (KLDI) sudah tidak dapat ditunda lagi. Pengadaan barang/jasa harus dilakukan dengan perencanaan yang berkualitas dan proses pemilihan yang sesuai dengan prinsip dan kebijakan pengadaan yang tidak mungkin dilaksanakan oleh panitia adhoc yang masing-masing mempunyai tupoksi sendiri di instansinya. Dengan pembentukan ULP yang mandiri, para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mempunyai kompetensi pengadaan dapat berkumpul dalam suatu wadah dengan tupoksi khusus dan fokus melayani pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada K/L/D/I yang bersangkutan, tidak terganggu oleh aktifitas lainnya di luar pengadaan barang/jasa.
Proses pengadaan dapat berjalan dengan proses strategis (tidak lagi hanya transaksional) dimana ULP dapat menyediakan masukan dan panduan kepada pengguna barang/jasa dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam hal pencarian sumber daya (sourcing), metode pengadaan, kontrak dan manajemen resiko, pertimbangan harga dan biaya, sampai dengan manajemen persediaan dan disposal untuk semua barang atau jasa yang akan diadakan. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih apakah akan memproduksi sendiri, swakelola (self manage), atau membeli/mengadakan melalui penyedia barang/jasa. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih cara pemilihan penyedia dan kriteria penilaian penyedia yang sesuai dengan jenis dan kondisi yang terkait dengan barang/jasa yang akan diadakan sampai dengan mencari metode pengadaan yang dapat meminimalkan limbah dan mengarah ke pengadaan yang ramah lingkungan (Sustainable Procurement)
Kedudukan ULP yang di dalamnya terdapat beberapa kelompok kerja (pokja) mempunyai posisi yang berimbang dengan para pengguna anggaran (PA) atau bahkan lebih tinggi dari PPK, karena PA dan ULP sama-sama diangkat oleh Kepala Daerah/Pimpinan Institusi, sehingga pengambilan keputusan (terutama dalam penentuan pemenang pemilihan penyedia) dapat dilakukan secara mandiri tanpa pengaruh dari pihak lain. Begitu pula dengan bentuk ULP yang mandiri, pokja ULP tidak lagi terikat dengan atasan lain selain ketua atau struktur organisasi pada ULP sendiri, sehngga PPK dalam suatu pekerjaanpun tidak dapat ikut campur dalam proses pemilihan.
Ditambah dengan adanya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), fungsi manajemen strategis ULP menjadi lebih signifikan. Disamping lebih menguatkan prinsip pengadaan (efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, adil dan akuntabel), dijitalisasi proses pengadaan dengan LPSE akan memperkuat sistem manajemen pengadaan dalam suatu K/L/D/I. Basis data dari keseluruhan proses dan entitas pengadaan secara otomatis dapat terbentuk dan disimpan serta diolah sebagai masukan informasi dalam setiap tahapan proses pengadaan, mulai dari tahap awal perencanaan pengadaan, sourcing sumber daya (penyedia, barang/jasa dan pasar serta aktifitas pokja ULP sendiri), penentuan metode pemilihan, kriteria penilaian, sampai dengan administrasi kontrak serta surat menyurat dapat dilakukan oleh ULP dengan score level of service yang jauh lebih baik dari pada pengadaan yang dilakukan oleh panitia adhoc secara sendiri-sendiri dan manual.
Pada akhirnya dengan pelayanan pengadaan yang kredibel dari ULP dapat diperoleh proses pelaksanaan pengadaan yang sesuai dengan aturan, prinsip serta kebijakan pengadaan sehingga kebutuhan pengguna akan barang/jasa dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhannya. Barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akan meningkatkan tingkat pelayanan masyarakat dan dapat memberikan perlindungan hukum untuk meminimalkan resiko bagi organisasi. Dengan pentingnya peranan dan besarnya kebutuhan akan pembentukan ULP, amanat wajib dibentuknya ULP paling lambat pada tahun anggaran 2014 dalam perpres 54 th. 2010 dapat dibaca sebagai sudah saatnya dibentuk ULP yang mandiri pada tahun ini juga… Wallohualam…
Salam Pengadaan
Heldi Yudiyatna
Anggota Pokja ULP Kota Bogor & Instruktur Pengadaan Barang/Jasa alumni TOT LKPP

(logo Unit Layanan Pengadaan UNES)

Artikel ini sudah di publish di koran lokal Radar Bogor

Pemkot Bogor Sosialisasikan ULP dan LPSE

BOGOR–Pemerintah Kota Bogor Sosilisasikan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan Unit Layanan Pengadaan (ULP) di hadapan praktisi dunia usaha di lingkungan Kota Bogor, Kamis (27/1/2011).

Bertempat di aula pertemuan Walikota Bogor, Deputi II LKPP Prof. Himawan Adinegoro memberikan materi tentang pembentukan LPSE dan ULP sesuai amanat Perpres Nomor 54 Tahun 2010 di hadapan 20 asosiasi pengusaha jasa konstruksi dan nonkonstruksi di lingkungan Kota Bogor.

Asisten Tatapraja Pemkot Bogor, yang mewakili Walikota Bogor, Ade Syarif Hidayat dalam sambutannya mengatakan, penyelenggaraan sosiaslisasi ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan informasi tentang LPSE di kalangan dunia usaha, sehingga akan tercipta kesamaan pemahaman untuk terlaksananya LPSE di Kota Bogor.

Menurut Ade, LPSE telah berperan besar dalam meningkatkan efisiensi, kemandirian industri dalam negeri serta, dalam contoh Pvinsi Jawa Barat, telah menghemat lebih kurang 200 miliar dari 70 % tender. “Sosialisasi ini merupakan bagian dari implementasi amanat Perpres Nomor 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang/ jasa pemerintah. Perpres ini diyakini mampu menciptakan iklim yang sehat dalam pengadaan barang/ jasa serta mempercepat penyerapan APBN/ APBD,” ungkap Ade.

Ade berharap, jumlah penghematan tersebut akan dapat meningkat di masa-masa yang akan datang, karena aturan-aturan dalam Perpres tersebut turut memberikan kejelasan serta penyederhanaan dalam pengadaan barang/ jasa. “Kami berharap, dengan diterapkannya LPSE, kita telah melangkah pada proses tata kelola pemerintahan yang baik.”

Ade juga menyatakan bahwa sejak 2007 Pemkot Bogor telah menerapkan layanan pengadaan secara elektronik, hanya saja, saat itu belum terintegrasi secara nasional. Karena itu, menururt Ade, dengan penerapan LPSE saat ini, dengan sistem yang mengacu pada LKPP dan amanat Perpres Nomor 54, dia berharap seluruh stakeholder di lingkungan Pemkot Bogor mendukung diterapkannya LPSE di Kota Bogor.

Sementara itu, dalam paparannya, dalam suasana santai Deputi II LKPP Prof. Himawan Adinegoro mengatakan bahwa untuk Kota Bogor tak usah bingung, karena sebelumnya sudah berlangsung meski belum terintegrasi dengan LKPP. Dengan diterapkannya LPSE di Kota Bogor yang terintegrasi, ada banyak keuntungan, di antaranya, teregister dan gratis.

Pada kesempatan diskusi, Prof. Himawan kembali menegaskan bahwa dengan menerapkan e-proc, vendor tetap untung. E-proc membuat vendor berkembang dan kompetitif, e-proc juga berfungsi memprotek vendor. “Pakai e-proc, vendor tetap untung, catat!” tegas Himawan, disambut antusias hadirin. Ia juga menguraikan banyak contoh keuntungan dan kisah sukses sejumlah daerah setelah menerapkan LPSE.

Sumber: LKPP.go.id (http://www.lkpp.go.id/v2/highlight-detail.php?id=4639489769)