QUIZ START

Penerapan SCM (Supply Chain Management) dalam PBJP (Pengadaan barang/jasa pemerintah)

Latihan Soal Supply Chain Management untuk membantu yang akan ujian Level 1 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Bagian dari Modul 1 SCM pada bab III yaitu tentang Penerapan SCM (Supply Chain Management) dalam PBJP (Pengadaan barang/jasa pemerintah).

Berikut sedikit Rangkuman Materinya dan sebelum mengerjakan soalnya silahkan pelajari video nya pada link berikut ini:

Teknik-Teknik Manajemen dalam SCM antara lain; Peramalan (forecasting), Pemasaran (Marketing), Perencanaan Strategis Pengadaan, Identifikasi Kebutuhan, Inventory Control, Project Management, Quality Control, Logistic Management.

SCM dalam PBJP dapat dilaksanakan pada Tingkatan Majerial: 1. Strategis, 2. Taktis 3. Operasional.

Level => Strategis Taktis Operasional
Area Tujuan & Sasaran Organisasi Pelaksanaan dalam Unit Kerja; Alokasi & Penggunaan Sumberdaya : Efektif Efisien Pelaksana tugas tertentu dlm aktivitas
Waktu Jangka Panjang Jangka Menengah Jangka Pendek
Tanggung Jawab Manajemen Puncak Tingkat Menengah/ Madya Tingkat Bawah, Penyelia

 

Penerapan SCM/MRP pada LEVEL STRATEGIS adalah:

  1. Pengambilan Keputusan Dan Kebijakan PBJP.
  2. Penyelarasan Strategi Organisasi
  3. Perencanaan Terpadu Dan Terintegras
  4. Koordinasi dan Komunikasi
  5. Penerapan Teknologi Informasi
  6. Penyiapan Regulasi

Penerapan SCM/MRP pada LEVEL TAKTIS adalah:

  1. Pemetaan Supply Positioning Model dan Supplier Perception Model
  2. Manajemen Kontrak
  3. Vendor Management
  4. Skala Prioritas & alokasi Kebutuhan
  5. Optimalisasi Jaringan
  6. Manajemen Persediaan

Penerapan SCM/MRP pada LEVEL OPERASIONAL adalah:

  1. Seleksi Penyedia
  2. Penerimaan Permintaan PBJ
  3. Serah Terima Barang/Jasa
  4. Penanganan Persediaan & Pergudangan
  5. Transportasi & Distribusi
  6. Inpeksi Berkala
  7. Penagihan dan Pembayaran

 

Penerapan SCM dalam PBJP

  1. Dokumen Perencanaan SCM
  2. Sourcing & Pengadaan
  3. Produksi – Tanggungjawab Manajemen Produksi
  4. Pengiriman & Distribusi
  5. Manajemen Pergudangan
  6. Serah Terima Barang/Jasa
  7. Pertukaran/Pergantian Barang;

Penerapan PERENCANAAN SCM dalam PBJP (intinya NEED or Demand)

  • Rencanakan urutan kegiatan dalam setiap Segmen Supply Chain.
  • Level, Sasaran & Kualitas, serta volume & jangkauan Pelayanan
  • Pemaketan Pengadaan.
  • Produksi & Kapasitasnya.
  • Pengiriman & distribusi.
  • Waktu & Biaya Pelaksanaan di setiap kegiatan.
  • Make or Buy (Swakelola atau Penyedia)
  • Kebutuhan Personal
  • Anggaran: berapa, darimana, biaya kegiatan.
  • Dokumen Rencana SCM.

Dokumen Perencanaan SCM, menjadi REFERENSI untuk:

  • Mencari potensi calon penyedia;
  • Menyusun jadwal rencana pengadaan
  • Meminta penawaran kepada daftar penyedia tetap atau melakukan proses tender;
  • Mengurangi resiko kekeliruan memahami permintaan dari para pengguna;
  • Mengurangi resiko kekeliruan dalam hal evaluasi permintaan yang terbatas waktunya;
  • Memastikan kewajiban penyedia untuk memberikan layanan pasca penjualan dan jaminan kompensasi penggantian jika ada yang tidak sesuai pesanan;
  • Memiliki posisi tawar dalam negosiasi jika dilakukan dalam waktu yang terbatas.

Agar Dokumen Perencanaan SCM nya bagus, ini KONDISI IDEAL:

  • Peran dan fungsi tugas pelaksana SCM;
  • Keterlibatan team UKPBJ/PPK dalam proses perencanaan dan penyusunan program kerja;
  • Team UKPBJ/PPK bersama para pihak terkait berperan serta secara aktif dalam penyusunan peramalan kebutuhan, kerangka acuan kerja (KAK) proyek, dan tindakan tanggap darurat;
  • Menyusun agenda kerja dan tahapan jadwal pelaksanaan secara detail dan terperinci;
  • Diberikan target dan batas waktu dari setiap tahapan jadwal pelaksanaan;
  • Secara berkala dilakukan analisis apakah terjadi ketidaksesuaian (deviasi) antara perencanaan dan realisasi, serta proses dinamis dari permintaan dan realisasi kebutuhan yang terjadi

Sourcing & Pengadaan Operasinal – Proyek – Tanggap Darurat

KEGIATAN OPERASIONAL

  • Peramalan kebutuhan/ Forecasting
  • Kontrak Kerjasama dengan penyedia tetap
  • Pemasok sudah diseleksi terlebih dahulu
  • Pemasok memiliki focus pada usaha yang dijalani
  • Pemasok memiliki pengalaman dibidang usaha yang dijalani
  • Kerjasama dalam kurun waktu tertentu
  • Pemasok siap menjadi mitra

KEGIATAN PROYEK

  • Memiliki lisensi dan sertifikasi dari asosiasi terkait
  • Direncanakan dan dikerjakan dalam kurun waktu tertentu
  • Terdapat perbedaan siginifikan antara 1 proyek dengan yang lain
  • Menggunakan proposal kegiatan dan Harga Perkiraan sendiri
  • Pemasok memiliki pengalaman dibidang usaha yang dijalani
  • Melalui tender

TANGGAP DARURAT

Meliputi perbaikan infrastruktur, prasarana, layanan dan evakuasi

Banyak prosedur dikecualikan dan butuh penanganan segera

Harga tidak wajar, karena pasokan sulit diperoleh

Ketersediaan terbatas, sehingga dilakukan penunjukan langsung atau swakelola

Anggaran Biaya tidak dapat direncanakan secara menyeluruh

Penanganan hal utama, biaya menyesuaikan

 

Produksi – Tanggungjawab Manajemen Produksi

  • Mengatur SDM
  • Memilih mesin, fasilitas dan peralatan
  • Merencanakan dan mengendalikan metode/prosedur
  • Pengelolaan proses aliran (fisik dan informasi)
  • Menghasilkan output
  • Pengendalian persediaan
  • Bertanggungjawab atas inventaris

Manajemen Produksi digunakan untuk Produksi Berulang. Untuk Job Order atau Kegiatan berbasis Proyek digunakan Manajemen Proyek.

Pengiriman & Distribusi ; Manajemen distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan. Untuk kegiatan rutin atau projek pemerintah dapat berupa sosialisasi, diseminasi atau pelatihan yang bisa dilakukan melalui penyedia atau swakelola.

Warehouse/Pergudangan; berfungsi menyimpan bahan baku, barang jadi, peralatan, dan persediaan lainnya dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian akan didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.

Aktifitas Pergusangan terdiri dari; Penyimpanan, pengiriman barang, nilai tambah (value added; repacking, sorting) dan record maagement.

Serah Terima Barang/Jasa:

Inbond = sebelum masuk gudang, Pemerintah menerima barang dari supplier.

Outbond = keluar dari gudang, Pemerintah menyerahkan barang/jasa kepada pengguna (internal/eksternal)

Pertukaran/Pergantian Barang; Penggantian produk (Replacement) dilakukan apabila saat proses serahterima barang diketemukan kondisi; spesifikasi tidak sesuai. Pengembalian (Return) produk yang sudah dibeli dan disimpan oleh pembeli kepada pihak penyedia, dengan kondisi diketahui adanya cacat produk dan kerusakan saat dalam proses penyimpanan, dan lain sebagainya

Kendala Penerapan SCM di PBJP, antara lain:

  • Proses koordinasi (birokrasi, lintas institusi) yg berjenjang & bertahap dari Pusat hingga Daerah.
  • Proses persetujuan Anggaran di DPR/D.
  • Perencanaan & Penganggaran berbasis proyek (tahunan).
  • Belum tersedia tools proses perencanaan & penganggaran.
  • Kendala Kompetisi & Integritas.

 

Kunci Sukses Penerapan SCM di Pemerintahan:

  • Hirarki Birokrasi yang Efektif dan Efisien
  • Koordinasi Lintas Institusi didukung E-Government
  • Akuntabilitas Persetujuan Anggaran di Tingkat DPR/DPRD
  • Perencanaan dan Penganggaran berbasis Kegiatan Berkelanjutan. Proyek dan Tanggap Darurat
  • Tersedianya Tools perencanaan & penganggaran
  • Edukasi dan Pengembangan Kompetensi
  • Cara dan Budaya Kerja
  • Sistem Informasi

Selamat Mengerjakan Latihan soal SCM bab III, Penerapan SCM dalam PBJP

Setiap soal hanya diberi waktu 20 detik untuk dijawab, apabila melabihi 20 detik maka sistem akan mengunci (FREEZE) sehingga harus di refresh (F5).
Untuk memulai Latihan Soal SCM, buka pada tautan start quiz yang ada pada halaman ini:




Selamat Belajar