Menguatkan Hulu Pengadaan Saatnya UKPBJ Menjadi Pusat Profesional Pengadaan1
Penulis : Fadli Arif

Tulisan ini bersumber dari Artikel pada publikasi e0ffice LKPP.

Ketika hulu pengadaan lemah, jangan heran jika di hilir muncul proyek terlambat, kualitas
rendah, dan kasus korupsi.” Kalimat ini barangkali mewakili kegelisahan banyak insan
pengadaan di Indonesia. Dalam beberapa tahun terakhir, agenda perbaikan pengadaan
barang/jasa pemerintah terus bergulir, tetapi data menunjukkan bahwa tantangan yang
dihadapi masih jauh dari selesai.
Dalam lima tahun terakhir, tren korupsi di Indonesia justru menunjukkan peningkatan yang
konsisten, dengan lonjakan signifikan pada tahun 2023. Indonesia menempati peringkat
109 dari 180 negara dalam Corruption Perceptions Index (CPI) 2025 dengan skor 34,
sementara rata-rata global berada di angka 43. Di balik angka itu, pengadaan barang/jasa
pemerintah terus muncul sebagai salah satu sektor paling rawan, bahkan dalam dua tahun
terakhir jenis korupsi di bidang pengadaan tercatat lebih tinggi dibanding penyuapan.
Di sisi lain, hampir seluruh program pembangunan pemerintah berujung pada kegiatan
pengadaan—baik pengadaan barang, jasa konsultansi, jasa lainnya, maupun pekerjaan
konstruksi. Kualitas belanja publik, apakah tepat sasaran, tepat mutu, tepat waktu, dan
bebas dari penyimpangan, sangat ditentukan oleh bagaimana proses pengadaan
direncanakan dan dijalankan. Kontrak yang putus di tengah jalan, paket yang terlambat,
serapan anggaran yang rendah, hingga kualitas hasil yang tidak memadai, sering kali dapat
ditelusuri kembali ke satu titik hulu: perencanaan pengadaan yang belum kuat.
“Perencanaan pengadaan yang baik bukan sekadar daftar paket di SiRUP, tetapi
strategi menyeluruh untuk memastikan belanja publik mencapai tujuan
pembangunan.”

Perencanaan yang masih dipandang administratif
Jika menengok praktik di banyak Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah, perencanaan pengadaan masih sering diposisikan sebagai pekerjaan administratif.
Pekerjaan ini kerap dimulai dari kebutuhan mengisi RUP di aplikasi SiRUP, bukan dari analisis kebutuhan dan strategi pengadaan yang matang.
1 Disampaikan pada Rakor UKPBJ TW 1 Pada tanggal 25 Februari 2026, Direktorat Pengembangan Profesi dan Kelembagaan LKPP
2 Direktur Perencanaan Transformasi. Pemantauan dan Evaluasi Pengadaan Dalam berbagai temuan, tampak bahwa:
• Banyak Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) belum menyusun perencanaan pengadaan secara memadai sebelum pengisian SiRUP.
• Perencanaan pengadaan sering dilakukan oleh PPTK sebagai user/pengguna anggaran, yang fokus utamanya adalah kegiatan dan serapan, bukan desain strategi pengadaan.
• RUP diisi oleh admin PPE di aplikasi SiRUP tanpa dukungan proses perencanaan pengadaan yang sistematis.
• Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) belum secara konsisten berperan sebagai mitra strategis PPK dalam menyiapkan perencanaan pengadaan.
Akibatnya, masalah yang muncul di hilir seperti:
• Spesifikasi teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang tidak jelas atau terlalu sempit.
• Kesalahan dalam penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
• Keterlambatan akibat penetapan DIPA/DPA dan penunjukan PPK yang mundur.
• Jumlah peserta tender yang minim karena paket tidak menarik atau tidak tersosialisasi dengan baik.

Dalam data penyebab keterlambatan dan kegagalan tender, faktor-faktor seperti spek/KAK, keterlambatan PPK, kesalahan HPS, dan jumlah peserta tender yang kurang muncul sebagai penyumbang signifikan, berdampingan dengan isu kekurangan SDM, kompetensi, dan keterlambatan dokumen anggaran. Semuanya kembali lagi pada kualitas perencanaan pengadaan.

Padahal secara prinsip, perencanaan pengadaan seharusnya menjadi garda depan untuk:
• Menjamin pencapaian tujuan pengadaan.
• Mencegah pengadaan yang tidak perlu atau di luar ketentuan.
• Menghindari keterlambatan dan kegagalan proses pemilihan penyedia.
Lanskap Baru Pengadaan: Digital, Data, dan Keberlanjutan Sementara itu, lanskap pengadaan global mengalami perubahan besar. Pengadaan tidak lagi dipandang hanya sebagai proses administratif untuk “membelanjakan anggaran”, melainkan sebagai fungsi strategis yang mempengaruhi daya saing, keberlanjutan, dan integritas belanja publik.

Beberapa tren utama yang perlu dicermati antara lain:
• Digitalisasi dan otomasi: Pemanfaatan perangkat lunak pengadaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manusia, mengefektifkan monitoring, dan membuka ruang analisis data yang lebih dalam.
• Peningkatan peran UMKM dan Produk Dalam Negeri (PDN): Pengadaan diarahkan untuk membuka akses yang lebih luas bagi UMKM, sekaligus memaksimalkan penggunaan produk dan jasa hasil industri dalam negeri.
• Konsolidasi alokasi anggaran: Kebutuhan sejenis lintas unit dikonsolidasikan untuk memperoleh efisiensi biaya dan daya tawar yang lebih kuat terhadap penyedia
• Alternatif pemenuhan kebutuhan: Pemerintah mulai mempertimbangkan skema membeli, memperbaiki, atau menyewa untuk mengoptimalkan biaya siklus hidup aset.
• Pengadaan berkelanjutan: Proses pengadaan didorong untuk mengutamakan aspek ramah lingkungan dan keberlanjutan sosial, termasuk dampak terhadap rantai pasok lokal.
Di era ini, mengandalkan intuisi (gut-feel) dan “kebiasaan lama” dalam pengadaan tidak lagi memadai. Metode berbasis data dan kecerdasan buatan (AI) mendorong pergeseran dari subjektivitas ke objektivitas, dari reaktif menjadi prediktif, dan dari sekadar mengejar harga terendah ke pendekatan total cost of ownership.

Contoh konkret pergeseran tersebut antara lain:
• Pemilihan penyedia yang sebelumnya bertumpu pada “kebiasaan” kini dapat diperkuat dengan scorecard berbobot, data kinerja, dan benchmark pasar.
• Negosiasi harga tidak lagi sekadar “feeling dapat harga bagus”, tetapi diukur dengan cost model dan informasi harga pasar yang terkini.
• Perencanaan kebutuhan dapat memanfaatkan forecasting dan tren historis, bukan sekadar menyalin kebutuhan tahun sebelumnya.
• Penilaian risiko penyedia dapat dilakukan dengan skor risiko real time dan analisis intelijen belanja.

Di balik berbagai aplikasi pengadaan yang tampak di permukaan, terdapat tumpukan teknologi yang kompleks: platform e-procurement seperti Coupa, SAP Ariba, dan GEP; platform analisis belanja (Sievo, Emptoris); sistem manajemen kontrak (Icertis, Agiloft); manajemen risiko rantai pasok; process mining (Celonis, UiPath); ERP (SAP S/4HANA, Oracle); hingga infrastruktur data seperti Snowflake dan AWS. Pemimpin pengadaan perlu memahami bahwa “AI dalam pengadaan” bukan sekadar chatbot, melainkan ekosistem teknologi yang mendukung pengambilan keputusan di seluruh siklus pengadaan.

Ambiguitas Peran PPK dan Ruang yang Belum Tergarap UKPBJ
Di tengah tuntutan transformasi itu, Indonesia masih bergulat dengan satu persoalan mendasar: pembagian peran pelaku pengadaan yang belum optimal, terutama terkait PPK.
Sebagai pengelola APBN/APBD, PPK memiliki tugas mulai dari menyusun rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana pencairan dana, menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), membuat dan menandatangani perjanjian, menguji hak tagih, hingga melaporkan pelaksanaan kegiatan dan menjaga keutuhan dokumen. Tugas ini sendiri sudah sangat kompleks dan menuntut perhatian penuh.
Namun di saat yang sama, PPK juga memikul peran sebagai pengelola pengadaan:
menyusun perencanaan pengadaan, melakukan konsolidasi, menetapkan spesifikasi/KAK, menyusun rancangan kontrak, menetapkan HPS, menetapkan besaran uang muka, mengusulkan perubahan jadwal kegiatan, melaksanakan e-purchasing di atas batas tertentu, hingga mengendalikan kontrak.
Ambiguitas peran ini menimbulkan beberapa risiko:
• Fungsi pengadaan sebagai fungsi profesional menjadi kurang mendapat ruang karena waktu dan energi PPK terserap pada aspek administratif keuangan.
• Keputusan-keputusan strategis pengadaan bergantung pada satu aktor, sehingga sulit memanfaatkan keahlian lintas fungsi seperti analisis pasar, analisis belanja, dan manajemen kontrak.
Padahal, Perpres 16 Tahun 2018 pada Pasal 75 telah memberikan mandat yang jelas kepada UKPBJ untuk: mengelola pengadaan barang/jasa, mengelola layanan pengadaan secara elektronik, melakukan pembinaan SDM dan kelembagaan pengadaan, serta memberikan pendampingan dan konsultasi. Di banyak negara, fungsi yang sejenis dipegang oleh unit procurement yang dipimpin oleh Chief Procurement Officer (CPO) atau Head of Procurement, dengan struktur yang terisi oleh berbagai peran seperti Procurement Manager, Category Manager, Sourcing Manager, Contract Manager, Supplier Manager, hingga Procurement Analyst.

Mengembalikan Tugas Sesuai Fungsi: UKPBJ sebagai “Procurement Office” Pemerintah
Menjawab persoalan di atas, muncul usulan penting: mengembalikan tugas pengadaan
sesuai fungsi dan kompetensi masing-masing aktor.
Inti dari usulan ini adalah:
1. Kegiatan terkait identifikasi kebutuhan—mulai dari penyusunan spesifikasi dan KAK, ruang lingkup pekerjaan, jadwal pemanfaatan, besaran anggaran, hingga skema pembayaran—dikukuhkan sebagai tugas Satker/PA/KPA/PPK sebagai pemilik pekerjaan dan anggaran, bukan sebagai “tugas pengadaan.
2. Pengelolaan pengadaan barang/jasa secara utuh dipusatkan di UKPBJ, dengan Kepala UKPBJ bertanggung jawab penuh atas keseluruhan proses pengadaan.
3. Pelaksanaan pengadaan dijalankan oleh Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa (JFPPBJ) sesuai tahapan dan keahliannya, misalnya: spesialis perencanaan, spesialis survei pasar, spesialis tender, dan spesialis kontrak.
4. PPK difokuskan kembali sebagai perpanjangan tangan PA/KPA dalam mengelola keuangan dan sebagai wakil satuan kerja dalam mengidentifikasi kebutuhan dan menerima hasil pekerjaan.
Dalam kerangka implementasi tahap pertama, alur tugas digambarkan sebagai berikut:
• PPK melakukan identifikasi kebutuhan barang/jasa, menyusun spesifikasi/KAK, dan menentukan waktu pemanfaatan.
• UKPBJ menyusun perencanaan pengadaan, mengumumkan rencana pengadaan, menyiapkan dan melaksanakan proses pemilihan sampai dengan penetapan pemenang dan penerbitan SPPBJ.
• JFPPBJ menjalankan fungsi operasional pengadaan sesuai spesialisasi: mulai dari perencanaan, survei pasar, tender, hingga pengelolaan kontrak.
• PA/KPA/PPK menandatangani kontrak dan melakukan pembayaran sebagai bagian dari fungsi pengelolaan keuangan.
• Kontrak dikelola secara teknis oleh JFPPBJ spesialis kontrak, sementara Kepala UKPBJ bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses pengadaan.


Gambar Peran UKPBJ dalam proses PBJ 2 Peran UKPBJ dalam proses PBJ

Dengan model ini, UKPBJ benar-benar berfungsi sebagai “procurement office” pemerintah
yang profesional, mirip dengan fungsi procurement modern di sektor swasta dan pemerintahan negara lain. Pendampingan dan konsultasi yang selama ini bersifat ad hoc dapat digantikan dengan proses bisnis yang tertata, karena kapasitas pengadaan sudah terinstitusionalisasi di UKPBJ.
Strategi Penguatan: Regulasi, SDM, dan Transformasi Digital
Tentu, perubahan model peran tidak berdiri sendiri. Diperlukan paket strategi penguatan
yang menyeluruh untuk benar-benar meningkatkan kualitas pengadaan barang/jasa
pemerintah, antara lain:
1. Perbaikan regulasi.
2. Pengembangan SDM pengelola PBJ dan pelatihan.
3. Pengelolaan kontrak.
4. Transformasi digital.
Dari sisi regulasi, penataan ulang peran PPK dan UKPBJ perlu mendapat payung hukum
yang jelas agar tidak menimbulkan keraguan di lapangan. Penegasan bahwa pengelolaan
pengadaan berada di UKPBJ, sementara identifikasi kebutuhan berada di
satker/PA/KPA/PPK, perlu tercermin kuat dalam regulasi turunan dan pedoman teknis.
Dari sisi SDM, penguatan JFPPBJ menjadi sangat krusial. Mereka bukan sekadar
“pelaksana administrasi lelang”, tetapi profesional pengadaan yang harus menguasai
analisis pasar, strategi kategori, manajemen kontrak, manajemen risiko, hingga
pemanfaatan data. Program pelatihan, sertifikasi, dan pembinaan karier perlu diatur
dengan serius agar profesi ini benar-benar menarik dan dihargai.
Transformasi digital juga merupakan pilar yang tidak bisa diabaikan. Sistem pengadaan
elektronik harus bertransformasi dari sekadar “platform lelang” menjadi ekosistem yang
menghubungkan perencanaan, pemilihan, dan pengelolaan kontrak dalam satu aliran data
yang utuh. Integrasi dengan sistem keuangan, perencanaan anggaran, dan sistem
monitoring kinerja akan membuat pengadaan lebih transparan dan akuntabel.
Menantang Konvensi Lama: Dari Van Gogh ke UKPBJ
Perubahan seperti ini tentu tidak mudah. Ia menantang kenyamanan cara kerja lama,
menggeser zona otoritas, dan menuntut peningkatan kapasitas. Namun, sejarah
menunjukkan bahwa banyak kemajuan besar justru lahir ketika orang berani melampaui
aturan dan konvensi lama.
Dalam Sejarah tercatat Van Gogh, Picasso, Einstein, dan tokoh kreatif lainnya adalah
orang-orang yang menyadari bahwa cara terbaik mendapatkan ide adalah dengan
melanggar aturan lama dan menetapkan cara berpikir baru. Dalam konteks pengadaan,
“melanggar aturan lama” bukan berarti menyalahi hukum, tetapi berani mempertanyakan
cara kerja yang selama ini dianggap baik meskipun terbukti tidak efektif.
Ini saat yang tepat bagi ekosistem pengadaan di Indonesia—PPK, UKPBJ, unit kerja
pengguna, pimpinan K/L/D, dan pembuat kebijakan—untuk duduk bersama dan
merumuskan cara kerja baru. Cara kerja di mana perencanaan pengadaan benar-benar
menjadi fungsi strategis, UKPBJ menjadi pusat profesional pengadaan, teknologi
dimanfaatkan secara optimal, dan integritas menjadi nilai yang dijaga dalam setiap
langkah.
Pada akhirnya, penguatan perencanaan pengadaan bukan hanya tentang memenuhi
kewajiban regulasi atau memperbaiki skor statistik. Ini adalah tentang tanggung jawab
moral dan profesional untuk memastikan bahwa setiap rupiah uang rakyat dibelanjakan
dengan cara terbaik: efisien, efektif, transparan, dan memberikan manfaat nyata bagi
masyarakat.
“Pengadaan bukan sekadar proses belanja, tetapi cermin kualitas tata kelola dan
komitmen kita terhadap pelayanan publik.”
____________________________________________
Tulisan ini dibuat berdasarkan bahan presentasi Penguatan Perencanaan Pengadaan
Barang/jasa Pemerintah dan dibantu menggunakan AI.