Spesifikasi Teknis adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Spesifikasi Teknis merupakan uraian terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas material, metode kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lain lain yang harus diberikan oleh Penyedia. Spesifikasi untuk pekerjaan Jasa Konsultansi disebut dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Spesifikasi teknis didetailkan menjadi daftar persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi agar nantinya barang/jasa yang diadakan dapat sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pengguna membutuhkan beberapa unit komputer untuk dipakai oleh karyawan yang baru direkrut. Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa jumlah karyawan yang membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada bagian apa saja untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan, kemudian apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation, ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan sebagainya. Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen spesifikasi teknis dapat disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari produk yang akan diadakan.

Reviu spesifikasi teknis dapat dilakukan dengan banyak pendekatan pada Buku Informasi ini reviu spesifikasi teknis dilakukan dengan melalui pendekatan:

• 5 C

• Prinsip bersaing

• Persyaratan yang tidak sesuai

• Ketentuan Perpres

Pada artikel ini akan dibahas satu pendekatan yaitu pendekatan 5C, apa saja 5C itu berikut adalah penjelasannya.

5 C

Untuk mereviu Spesi?kasi Teknis apakah sudah disusun dengan baik, dokumen Spesi?kasi Teknis dapat direviu dengan menggunakan pendekatan lima “C“ yaitu:

  1. Jelas (Clear)
  2. Singkat Padat (Concise)
  3. Menyeluruh (Comprehensive)
  4. Konsisten (Consistent)
  5. Benar (Correct).

Berikut adalah penjelasan dari masing masing pendekatan

a) Jelas (Clear)

Jelas (Clear) berarti Spesifikasi Teknisharus mengandung cukup informasi bagi penyedia untuk menentukan kesesuaian pekerjaan dengan kebutuhan dan apa dampaknya terhadap biaya. Hal ini terkait dengan salah satu fungsi Spesifikasi Teknis yaitu sebagai komunikasi antara pengguna dengan penyedia. Informasi yang ditulis dalam dokumen Spesifikasi Teknisharus bebas dari ambiguitas atau makna ganda agar dapat dibaca dan diterima serta dilaksanakan oleh penyedia sesuai dengan apa yang dimaksud oleh pengguna.

Penggunaan istilah secepatnya (as soon as possible), cukup bagus, atau jargon yang tidak dapat terukur secara jelas harus dihindarkan dalam penulisan Spesifikasi. Mengecek kejelasan Spesifikasi, akan lebih baik bila melibatkan pihak yang independen untuk membaca Spesifikasi.

Contoh:

Barang yang dibutuhkan adalah produksi dari dalam negeri yang terstandarisasi. Oleh karena itu, dalam spesfikasi harus dituangkan persyaratan SNI (Standar Nasional Indonesia) yang sesuai. Atau, apabila yang dibutuhkan adalah produksi dari suatu negara (produk import), maka pembuat Spesifikasi Teknis harus mencantumkan asal negara produsen dan standar dari negara tersebut yang harus dipenuhi. Dengan penggunaan standar yang jelas, maka penyedia memiliki cukup informasi dalam melaksanakan pekerjaannya. Ketidakjelasan standar yang dipersyaratkan akan menjadi masalah dalam penerimaan Barang/jasa.

b) Singkat Padat

Singkat Padat (Concise) berarti dokumen Spesifikasi Teknis cukup memuat hal-hal yang memang penting dan diperlukan saja untuk penyedia dalam melaksanakan pekerjaannya. Hal-hal yang tidak wajib dilaksanakan, tidak menjadi persyaratan, atau penyedia bebas berinovasi dalam pelaksanaannya, tidak perlu dituliskan dalam dokumen Spesifikasi.

Singkat dan padat berarti pula bahwa Spesifikasi Teknis harus ditulis dengan menggunakan format yang jelas, susunan yang masuk akal, sedapat mungkin dibuat padat dan singkat tanpa mengurangi pemahaman dan tidak menjelaskan kebutuhan yang sama dalam lebih dari satu bagian. Pembuat Spesifikasi Teknis harus berusaha menetapkan setiap elemen kebutuhan dalam satu atau dua paragraf.

Contoh, rincian detail struktur organisasi dari pengguna apabila tidak ada kaitannya dengan kebutuhan Barang/jasa yang akan diadakan tentunya tidak perlu dituangkan dalam dokumen Spesifikasi.

c) Menyeluruh

Menyeluruh (Comprehensive) berarti dokumen Spesifikasi Teknis harus dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir. Hal ini terkait dengan uraian dari ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan. Ruang lingkup mencakup batasan pekerjaan dari awal sampai akhir, apa saja yang harus disediakan oleh penyedia harus dituangkan secara lengkap.

Contoh:

Pengadaan komputer apakah hanya komputer nya saja, atau termasuk instalasi OS – operating sistem nya (Windows atau IOS), atau termasuk pemeliharaan (maintenance) dalam jangka waktu tertentu? Ketika dokumen Spesifikasi Teknistidak menyebutkan instalasi OS, padahal pengguna tidak memiliki dana tambahan untuk instalasi OS (windows 10 harganya sekitar Rp. 1,8 juta per PC), maka akan terjadi masalah ketika komputer telah diterima pengguna. Hasil pengadaan tidak dapat langsung dipakai oleh pengguna karena tidak ada OS.

Contoh lain yang lebih sederhana:

Pembelian kendaraan bermotor, sudah mencakup biaya pengiriman dan kemudahan untuk service.

d) Konsisten

Konsisten (Consistent) berarti kriteria yang dipersyaratkan dalam dokumen Spesifikasi Teknistidak berubah-ubah, harus konsisten, baik terkait persyaratan yang diharus dipenuhi atau hal-hal lainnya yang harus dilaksanakan oleh penyedia. Jangan sampai ada konten yang memiliki arti berbeda. Bagian dalam Spesifikasi Teknis harus diberi nomor dengan metode yang konsisten dan masuk akal. Konsistensi dokumen Spesifikasi Teknisdapat diuji dengan membahas semua konsep Spesifikasi Teknisitu dengan rekan dan pengguna atau pihak lain (yang independen), kemudian dicek apakah semuanya memiliki pemahaman yang sama terhadap konten utama dalam Spesifikasi.

e) Benar

Benar (Correct), berarti bahwa Spesifikasi Teknis yang ditetapkan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir dan menghindari Spesifikasi Teknis yang berlebihan atas suatu kebutuhan. Hal ini terkait dengan pendetailan kebutuhan menjadi uraian persyaratan yang dapat mencukupi kebutuhan pengguna.

Contoh dalam KAK Konsultan banyak ditemukan persyaratan tenaga ahli yang terlalu berlebihan dari sisi kualifikasi dan waktu penugasan, direviu kesesuaian kebutuhan tenaga ahli dengan pelaksanaan pekerjaan yang dibutuhkan, apabila dalam pelaksanaannya dibutukan tingkat pendidikan S1 maka jangan mempersyaratkan tingkat pendidikan yang lebih tinggi.

Atau contoh lain pada pekerjaan konstruksi, item pekerjaan yang sederhana dipersyaratkan tenaga ahli yang kompleks sehingga tidak sesuai dengan porsi tugas dalam pelaksanaan pekerjaan.

Uraian persyaratan harus terdeskripsi dengan benar tidak melebihi dan tidak kurang dari yang dibutuhkan. Secara umum, 5 Kriteria Tepat (Tepat Kualitas, Tepat Jumlah, Tepat Lokasi, Tepat Waktu dan Tepat Harga) dalam pengadaan menjadi dasar dalam pengecekan apakah dokumen Spesifikasi Teknis yang dibuat sudah benar atau tidak. Penggunaan deskripsi Spesifikasi Teknis kualitas/mutu yang tepat akan sangat berpengaruh terhadap kualitas dokumen Spesifikasi Teknis agar pengadaan menjadi tepat kualitas. Begitu pula perhitungan kebutuhan dengan metode yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya akan berpengaruh terhadap ketepatan kualitas.

Sumber : bahan ajar materi SKKNI LKPP